Para responder parte da sua pergunta, uma coisa que você pode fazer é usar o serviço em nuvem do Ubuntu One e carregar / sincronizar arquivos entre vários computadores / usuários com isso. Atualmente, uso-o para sincronizar minha biblioteca de músicas e documentos entre meu desktop e laptop. Eu suponho que funcionaria bem o suficiente para seus propósitos.
Se você estivesse desesperado e quisesse apenas ter um lugar onde todos os usuários pudessem colocar arquivos para compartilhar um com o outro em um computador, você poderia usar o disco de instalação do Ubuntu para inicializar e criar uma nova partição com g-parted. aparecem no Ubuntu como um disco rígido completamente diferente.