O arquivo ao qual você se refere é um arquivo temporário que serve a vários propósitos. Da própria Microsoft:
A temporary file is a file that is created to temporarily store information in order to free memory for other purposes, or to act as a safety net to prevent data loss when a program performs certain functions. For example, Word determines automatically where and when it needs to create temporary files. The temporary files only exist during the current session of Word. When Word is shut down in a normal fashion, all temporary files are first closed and then deleted.
Velocidade
Continuando com isso; esses arquivos temporários ajudam a melhorar a velocidade. Se o seu sistema está lutando com memória insuficiente, o Word o ajudará mudando a funcionalidade não usada da memória para o disco na forma de um arquivo temporário.
Integridade
Para garantir a integridade do seu arquivo em caso de erro do sistema, as informações são gravadas em temporário e no arquivo original. Caso ocorra algum erro, ele poderá ser restringido / recuperado de arquivos temporários, em vez do arquivo principal.
Arquivos bloqueados
When you open a file that is locked, either because it is open in another window of Word or because another user on the network has it open, you can work with a copy of the file. Word places this copy in the Windows Temp directory. Likewise, if a template attached to a document is locked, Word automatically makes a copy of the template in the Temp directory. The copy of a locked file does not automatically update the original owner's file.
Arquivo do proprietário ~$
(mesmo diretório do arquivo de origem)
When a previously saved file is opened for editing, for printing, or for review, Word creates a temporary file that has a .doc file name extension. This file name extension begins with a tilde (~) that is followed by a dollar sign ($) that is followed by the remainder of the original file name. This temporary file holds the logon name of person who opens the file. This temporary file is called the "owner file."
Fonte - Microsoft
Este é um tópico considerável. Eu forneci vários exemplos sobre o uso desses arquivos, mas, por favor, use a fonte fornecida para obter uma lista detalhada das razões da Microsoft. Não quero copiar / colar a página inteira aqui.