Como você mencionou, o XPS parece morto. Parte de sua falta de tração pode ser que você precise configurar seu navegador padrão para o Internet Explorer (pelo menos no Windows XP) ou abrir o arquivo XPS manualmente no IE (em vez de clicar duas vezes nele para abrir).
Não tenho certeza sobre o Vista e o 7, mas o XPS é irritante no XP se o seu navegador da Web padrão estiver definido como algo diferente do Internet Explorer. O visualizador XPS é aberto, mas aparentemente ele usa seu navegador da web para fazer a renderização. Em um computador configurado com o Firefox ou o Opera como padrão, isso faz com que o navegador padrão solicite a abertura ou a gravação do arquivo. Se você clicar em Abrir, ele tenta novamente abri-lo no XPS Viewer, fazendo com que o navegador padrão solicite que você abra ou salve o arquivo (novamente).
Há muito tempo, também comecei a salvar arquivos no formato MDI (Microsoft Document Imaging). Era um formato bastante útil para digitalizar documentos antes que houvesse tantos utilitários gratuitos que permitissem digitalizar diretamente para um PDF. Eu acho que ainda posso abri-los se eu instalar o componente de digitalização de documentos do MS Office, mas o MDI parece ter sido substituído pelo XPS. Se você quiser abrir seus arquivos no futuro, ou se quiser que outras pessoas possam abri-los, provavelmente será melhor usar o PDF.
Eu usei a maioria das impressoras comuns em PDF disponíveis, mas até agora a melhor para o Windows parece ser PDFill PDF Tools Free . Sua impressora PDF incluída permite configurar um diretório padrão (assim como outras configurações padrão). Eu o uso com DirectFolders para encontrar rapidamente o diretório apropriado para salvar o arquivo PDF.
A Microsoft também tem um plug-in para o Office 2007 que adiciona um item de menu para salvar (ou "publicar") em PDF e XPS. É provavelmente a maneira mais conveniente de salvar arquivos do Office em formato PDF, mas os arquivos PDF gerados pela Microsoft são sempre várias vezes maiores que os criados por impressoras PDF. Eu presumo que seja porque eles estão incluindo alguns metadados extras ou estão lidando apropriadamente com links de documentos embutidos nos arquivos.