Você pode usar HTML em vez de documentos do Word.
Não é apenas um padrão e é facilmente visualizado, mas você pode definir diferentes folhas de estilo para a tela e a impressora.
Dependendo das suas necessidades, você pode tricotar a marcação à mão ou personalizar TinyMCE para as suas necessidades.
Ou, como é bastante comum, você poderia usar um sistema wiki para escrever sua documentação, que também lhe daria todas as características de um wiki (versionamento, link, busca, marcação, etc.).