O MS Access é, na verdade, uma combinação de uma ferramenta de desenvolvimento rápido e um banco de dados relacional (JET) baseado em sistema de arquivos.
Prós:
- Implantação fácil, basta copiar o arquivo para a rede e informar às pessoas o caminho para ele.
- Prototipagem rápida e ferramentas de desenvolvimento de UI muito boas para aplicativos do tipo banco de dados
- Geralmente muito mais barato de implantar, especialmente para pequenas instalações.
Contras - Manutenção - Você tem que bloquear todos os usuários quando você quer fazer compactação, reparo ou outra manutenção. - Como resultado do uso de um banco de dados baseado em arquivo, é mais propenso a corrupção de dados com um grande número de usuários ou com conexões de rede escamosa. - Embora o número seja debatido, você maximizará o número de usuários que você pode suportar com um único banco de dados do Access muito mais cedo do que com o SQL.
O MS SQL Server é um sistema de banco de dados relacional cliente-servidor, sem ferramentas de desenvolvimento de interface do usuário integradas.
Prós:
- Manutenção - Muitas ferramentas para manutenção, podem fazer a maior parte com usuários no banco de dados. Assim, você obtém maior tempo de atividade.
- Escala corporativa - é projetada para suportar muito mais usuários e escalas para lidar com eles.
Contras: - Caro - Para o seu aplicativo de 5 usuários para controlar algumas centenas de milhares de itens, pode ser um exagero. - Mais complexo - Todos os recursos extras introduzem uma curva de aprendizado. - Nenhuma ferramenta de desenvolvimento de interface do usuário integrada - Você precisará de outra plataforma de desenvolvimento para criar um relatório inicial e (possivelmente) de relatórios. Na verdade, o Access pode funcionar como um front-end para SQL, mas, por diversos motivos, os DBAs tendem a odiar os usuários do Access que se conectam a seus bancos de dados.
Miscelânea
- Embora você possa ouvir o contrário, não tome a decisão com base no tamanho do banco de dados, faça a chamada com base nos recursos e no tamanho da sua base de usuários.
- O acesso, na verdade, é uma boa ferramenta de interface do usuário para bancos de dados hospedados no SQL Server. Portanto, a resposta certa pode ser "Ambos" dependendo das suas necessidades.