Você pode fazer isso com 'categorias'. Por padrão, as categorias no Outlook são apenas cores, mas isso pode ser alterado. Se você clicar com o botão direito em uma mensagem, selecione o item de menu "Categorizar- > Todas as categorias ...". A caixa de diálogo "Categorias de cores" será aberta, permitindo criar novas categorias, renomear ou excluir categorias.
Se você adicionar 'CATEGORIAS' como uma coluna na visualização da caixa de correio, clique com o botão direito do mouse e atribua uma categoria à mensagem. Várias categorias podem ser atribuídas a cada mensagem, o que deve fornecer a funcionalidade desejada.