Como posso limitar o número de emails IMAP que o Outlook 2010 sincroniza?

Question

Estou ajudando um usuário com o Outlook 2010. Eles têm uma caixa de correio grande que desejam sincronizar por IMAP, mas queremos não sincronizar tudo para manter o desempenho do Outlook. Muitos clientes de e-mail (especialmente aqueles em smartphones) permitem que você diga "Apenas sincronize os últimos dias ....", onde você pode escolher uma semana, um mês, dois meses, etc. O Outlook permite isso, ou existe alguma maneira que eu possa falsificar a funcionalidade?

    

Answer 1

Não há como eu saber fazer isso. Você só pode optar por baixar cabeçalhos ou e-mails completos (ALTAMENTE recomendado na minha opinião). Também recomendo que você ensine os usuários a não armazenar muitos itens em uma pasta, já que isso parece afetar o desempenho. Em geral, para o IMAP, é apenas lento com caixas de correio maiores.

Por fim, se você deseja um excelente desempenho com grandes caixas de correio e tempos de sincronização rápidos, não posso recomendar o Exchange hospedado o suficiente. Eu tenho vários clientes usando, incluindo um escritório de advocacia, onde eles devem manter tudo, e funciona muito bem. Alguns dos usuários têm até 12 GB de e-mail e sincroniza as alterações de cabeçalho em segundos a partir de um servidor a 3.000 milhas de distância ... somente depois disso, ele puxa os corpos e os anexos.

Se você optar por seguir esse caminho, volte e eu posso oferecer alguns conselhos concretos sobre como fazer a mudança, porque eu encontrei várias armadilhas na primeira vez que fui do IMAP para o Exchange hospedado, incluindo quem eu iria com e porquê.

    

Answer 2

Lidei de maneira um pouco diferente com o mesmo problema, em que um usuário deseja usar o Outlook com o Google Apps for Business. Você pode simplesmente acessar as configurações do Gmail e, na guia "Encaminhamento e POP / IMAP", alterar a opção "Limitar pastas IMAP para conter não mais que muitas mensagens" para 1000 (que é o menor número). Isso fará com que o Outlook baixe apenas 1000 e-mails mais recentes. Funciona sem problemas.

    

Answer 3

Como você está usando o Gmail, considere o Google Apps Sync para Microsoft Outlook. Ele permite que você defina um limite de tamanho de caixa de correio rígido para o Outlook. Por exemplo, se você definir o limite para 1 GB, a ferramenta Sincronizar começará a remover as mensagens mais antigas quando atingir o limite (embora os e-mails ainda estejam disponíveis no Gmail!)

Mais sobre isso: link

Faça o download aqui: www.google.com/apps/intl/pt-BR/business/outlook_sync.html

    

Answer 4

Você pode especificar um número de mensagens mais recentes para sincronizar Gmail > Configurações > Encaminhamento e POP / IMAP > Limite de pastas IMAP para não conter mais do que isso muitas mensagens > defina o número desejado.

    

Answer 5

Aqui está uma explicação muito boa que encontrei na ajuda do Microsoft Office:

Clique em Arquivo > Configurações da conta > Configurações da conta

SelecioneumacontadoExchangeecliqueemAlterar

EmConfiguraçõesoff-line,movaocontroledeslizanteparaotempodesejado,comoTodos,12meses,6meses,3mesesou1mês.

Por exemplo, se você mover o controle deslizante para 3 meses, somente os emails dos últimos três meses serão sincronizados com o arquivo Offline Outlook Data (.ost) do servidor Exchange. Itens com mais de 3 meses residem apenas na sua caixa de correio no servidor. Você pode alterar essa configuração a qualquer momento.

Alterar quanto email manter offline (responde à pergunta "Sincronizar apenas os últimos dias ....")

Download somente de cabeçalhos

1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar / Receber, aponte para Enviar / Receber. Configurações e, em seguida, clique em Definir grupos de envio / recebimento.
2. (Atalho do teclado) Para abrir a caixa de diálogo Grupos de Envio / Recebimento, pressione CTRL + ALT + S.
3. Selecione o grupo Enviar / Receber que você deseja modificar e clique em Editar.
4. Para qualquer pasta que você selecione incluir em um envio / recebimento, em Opções de pasta, selecione Somente cabeçalhos de download.
5. Repita o passo anterior para cada pasta incluída no enviar / receber.

Faça o download de itens e anexos menores que um tamanho especificado

1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar / Receber, aponte para Enviar / Receber. Configurações e, em seguida, clique em Definir grupos de envio / recebimento.

2. (Atalho do teclado) Para abrir a caixa de diálogo Grupos de Envio / Recebimento, pressione CTRL + ALT + S.

3. Selecione o grupo Enviar / Receber que você deseja modificar e clique em Editar.

4. Para qualquer pasta que você selecione incluir em um envio / recebimento, sob Opções de pasta, selecione Transferir item completo, incluindo anexos, e selecione Download somente cabeçalhos para itens maiores que n KB.

5. Digite o tamanho máximo dos itens que você deseja baixar. Você pode  especifique um tamanho de 1 KB a 9999 KB. Se um item for maior que o  número que você insere, somente o cabeçalho do item é baixado.

6. Repita a etapa anterior para cada pasta incluída em um  enviar / receber.

Crie um filtro de sincronização de contas do Microsoft Exchange

Esse recurso exige que você use uma conta do Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Microsoft Exchange. Para obter mais informações sobre contas do Microsoft Exchange e sobre como determinar com qual versão do Exchange sua conta se conecta, consulte os links na seção Consulte também.

Os filtros de sincronização permitem escolher quais itens serão baixados ou mantidos em seu arquivo de pasta offline (.ost). O arquivo .ost é usado quando você trabalha off-line ou usa o Modo Cache do Exchange.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta cujo conteúdo você deseja filtrar ao baixar do Exchange e clique em Propriedades.
2. Clique na guia Sincronização e, em Filtrado sincronização, clique em Filtrar.
3. Siga um destes procedimentos:
   • Para filtrar usando critérios adicionais, como uma categoria ou nível de importância, clique na guia Mais opções e selecione o opções que você deseja.
   • Para filtrar usando campos adicionais ou personalizados, clique no botão Avançado e selecione as opções desejadas.

Na próxima vez que a pasta for sincronizada, todos os itens novos ou modificados no arquivo .ost serão carregados, todos os itens correspondentes ao filtro serão baixados e os itens que não corresponderem ao filtro serão removidos da cópia local.

Reduzir os tamanhos de download de e-mail (te dá muito mais opções)