Existe alguma maneira de usar o Room Finder sem nenhuma lista de quartos?

Question

Estou usando o Outlook 2010 e nossos administradores do Exchange têm caixas de correio configuradas para muitas das salas de reunião disponíveis em nossas instalações. No entanto, parece que eles não têm nenhuma lista de quartos configurada. (Eu entendo isso porque eu não vejo o menu suspenso "Mostrar uma lista de quartos". Mas eu vejo as seções vazias "Escolha uma sala disponível" e "Tempos sugeridos".)

Existe alguma maneira de eu ainda ser capaz de usar a funcionalidade conveniente (através de algum tipo de Catálogo de endereços local ou similar) do Room Finder sem ter as Room Lists geradas no servidor Exchange?

    

Answer 1

A única maneira que as Listas de Sala são configuradas é APENAS pelo administrador do Exchange. Eu pessoalmente não encontrei nenhuma boa maneira de contornar isso. O que você pode querer fazer é configurar uma ou mais listas de endereços locais contendo apenas as salas de conferência. Em seguida, selecione-os ao agendar e EXPANDA a lista e remova as entradas que não funcionam para você. Interessante, quando você faz isso, o localizador de sala indica quais horários têm conflitos e quais não. Permitindo que você encontre mais facilmente um quarto.

    

Answer 2

Pelo que descobri, o Room Finder só funcionará se você usar a caixa de diálogo dedicada "Selecionar Salas" (disponível nos botões "Salas ..." ou "Adicionar Salas ...") e entrar diretamente nos quartos. . Quando você especifica as salas de outras maneiras, por exemplo No campo Para ou na lista Todos os Participantes, o Localizador de Sala considerará as salas como participantes regulares e, por exemplo, não os mostre como "quartos disponíveis" na lista de Tempos Sugeridos.

Portanto, uma maneira simples de usar o Localizador de Sala é selecionar manualmente várias salas na caixa de diálogo "Selecionar Salas".

No entanto, isso pode ser inconveniente se você tiver uma longa lista de salas candidatas. Para resolver esse problema, você pode fazer uso de um grupo de contato local. Crie um grupo desse tipo, nomeie-o como "Minhas salas" e adicione as salas a ele que você deseja considerar para as reuniões. Em seguida, crie uma nova reunião e use o grupo da seguinte maneira:

1. Digite o nome do grupo "Minhas salas" no campo Para
2. Se o Outlook ainda não reconhecer o grupo, clique em "Verificar nomes"
3. Clique no sinal de mais à esquerda de "Minhas salas" e confirme a caixa de diálogo
4. Corte todos os espaços no campo Para ( CTRL + A , CTRL + X )
5. Insira os participantes
6. Abra a caixa de diálogo "Selecionar Salas" ( ALT + M ou clique no botão Salas à direita da caixa de texto dos locais)
7. Cole os quartos no campo Rooms e confirme a caixa de diálogo ( CTRL + V , ENTER )

Agora, o programa Room Finder mostrará as salas disponíveis na sua lista pessoal de salas candidatas.

    

Answer 3

Esta pode ser uma solução alternativa possível: Personalização do novo formulário de solicitação de reunião (support.office.com) . Essencialmente, você cria seu próprio formulário de reunião pré-preenchido com as salas que deseja:

• Abra o Outlook e concentre-se na pasta Calendário
• No menu, selecione Ferramentas - > Formulários - > Formulário de Design
• Na lista suspensa "Examinar:", verifique se você selecionou "Biblioteca de formulários padrão", destaque "Reunião" na lista de formulários disponíveis e clique em Abrir
• Adicione as salas que você deseja à reunião
• Clique em "Ferramentas - > Formulários - > Publique o formulário como ”e salve-o na sua biblioteca de formulários pessoais.
• Use este novo formulário para criar reuniões no futuro!

Há provavelmente uma maneira legal de criar um atalho para esse novo formulário e colocá-lo na faixa de opções ...