Dicas e truques do Microsoft Outlook para melhorar a experiência do usuário? [fechadas]

Question

Sou um daqueles usuários pesados do Microsoft Outlook, atualmente trabalhando na versão de 2007. Deus sabe que essa ferramenta é pesada e pode impor problemas. Fiquei imaginando o que o público do Super User deve sugerir para melhorar a experiência de uso.

Várias sugestões minhas:

1. Trabalhe sempre no modo em cache (Ferramentas - > Configurações da conta - > Alterar - > Usar o modo de transferência em cache)
2. Use os recursos de arquivamento local do Outlook
3. Use o leitor de RSS do Outlook - é simples e permite acesso off-line aos seus feeds
4. Se você tiver assinaturas por e-mail para revistas, blogs, etc. - crie um subdiretório para mantê-las e uma regra para movê-las automaticamente quando chegarem (uma regra por assinatura, com base no e-mail do remetente. )

Você também pode compartilhar sugestões que exigem configuração do Exchange Server, para aqueles que podem trazê-las a seus gerentes de TI.

Quais são as suas sugestões?

PS: "Usar o Gmail" não é uma resposta aceita, alguns de nós não controlam qual sistema de e-mail usamos ...

    

Answer 1

Eu uso o atraso no envio dos meus e-mails. Você acabou de criar uma nova regra que adia o envio de e-mails em um determinado número de minutos.

    

Answer 2

Eu tenho uma regra de caixa de entrada zero. Ao ler e-mails, movo-os para outra pasta, para que qualquer item na Caixa de entrada seja novo e / ou acionável. Se for acionável, geralmente realizo a ação e arquivo o e-mail rapidamente para manter minha caixa de entrada vazia o máximo possível.

Aqui está minha macro base. Move as mensagens selecionadas em um painel de mensagens ou a mensagem aberta atual para a pasta "Caixa de entrada" do arquivo "Pastas pessoais de arquivamento" do PST. Você terá que alterar o nome e a pasta do arquivo PST se os seus forem diferentes. Eu crio botões de macro na barra de ferramentas principal do Outlook e na barra de ferramentas Ler janela de mensagens. É melhor que você assine suas macros também.

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

    

Answer 3

Clique com o botão direito no ícone da bandeja do sistema do Outlook e selecione "Ocultar quando minimizado". Mais espaço para outros aplicativos na barra de tarefas é sempre bem-vindo:)

    

Answer 4

Eu adicionei uma macro para verificar se entrei em um assunto antes de enviá-lo.

1. Pressione Alt + F11. Isso abre o editor do Visual Basic

2. No painel esquerdo, pode-se ver "Microsoft Outlook Objects" ou "Project1", expanda isso. Agora pode-se ver o "ThisOutLookSession".

3. Clique duas vezes em “ThisOutLookSession”. Ele abrirá um painel de código.

4. Copie e cole o seguinte código no painel direito. (Painel de código)

Código:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Também terá de assinar a macro - consulte a minha resposta para esta pergunta .

    

Answer 5

Eu gosto da capacidade de abrir mais de uma janela do Outlook, por exemplo, uma para e-mail, uma para tarefas ou calendários, quando estou trabalhando naqueles juntos. Clique com o botão direito do mouse em um item no painel Navegação:

Selecione"Abrir em nova janela". Eu estava convencido de que havia um atalho de teclado para isso, mas não consigo trabalhar com memória muscular ou encontrá-lo na Web ou na lista de atalhos de teclado oficial!

Como opção, mantenha uma janela, mas use atalhos de teclado para alternar entre calendário, contatos, e-mails, etc.

ctrl + 1 alternar para o email.
Ctrl + 2 Mudar para Calendário.
ctrl + 3 Alternar para contatos.
ctrl + 4 Mudar para tarefas.
Ctrl + 5 Mudar para notas.
Ctrl + 6 Alterna para a lista de pastas no painel de navegação.
ctrl + 7 Mudar para atalhos.

Em geral, o que eu acho muito útil é aprender alguns dos atalhos de teclado para as operações que eu uso com mais freqüência - isso economiza uma quantidade considerável de tempo quando somado ao longo de um dia ou uma semana, já que eu gasto muito de tempo no Outlook. Lista muito completa aqui

e também aqui

    

Answer 6

Em resposta ao comentário de Slink84 sobre o esquecimento de realmente anexar anexos, fiz uma pesquisa rápida e deparo-me com esta entrada de blog que descreve o processo de criação de uma macro.

Eu não copiei aqui porque é muito longo.

    

Answer 7

A opção Recall é muito útil quando você esqueceu algo sobre o e-mail enviado.

Enviados mail- > dê um duplo clique em um email - > Outras ações - > recordar

    

Answer 8

Eu tenho um pesadelo de caixa de e-mail - eu uso esse Limpar o contexto