Preto e branco (monocromático), possui apenas duas "cores", preto (tinta ou toner) e branco (sem tinta ou toner). Ele é usado para coisas como texto, onde você quer que tudo que é um caractere impresso seja preto e o branco de fundo (não impresso).
A escala de cinza contém tons de cinza e é usada para reproduzir imagens. Em processos fotográficos e similares, é uma escala contínua de preto para branco. Nas impressoras laser e jato de tinta, a impressora cria as sombras usando padrões de micro pontos que geralmente requerem ampliação para ver. Esses padrões são normalmente projetados para reproduzir aproximadamente 256 tons discretos.
Em uma impressora multifuncional, digamos que você queira fotocopiar algum texto. Quando você digitaliza a página, o papel e as rugas terão alguma cor (não branco puro) e as áreas do texto podem ser fracas. Se você imprimir em escala de cinza, obterá uma "fotografia" precisa do que o scanner viu. Se você quer máxima legibilidade, você usaria preto e branco, o que forçaria tudo mais escuro do que um certo limite para preto e todo o resto seria branco. Isso será mais fácil de ler e uma melhor representação de como o original saiu da impressora.