Receber mais e-mails do que eu posso lidar [fechado]

Question

Recentemente, comecei a receber mais e-mails do que posso manipular. Por causa disso, às vezes esqueço de responder a um e-mail importante ou passo mais tempo rastreando e respondendo a e-mails do que gostaria.

Alguma boa dica para melhorar a produtividade dos e-mails? Eu uso principalmente o cliente de e-mail padrão do GMail e do Mac. Mudar o cliente de email é uma opção se melhora a produtividade.

    

Answer 1

Aqui estão minhas regras e amp; ferramentas para lidar com centenas de mensagens por dia. Adapte-se conforme o seu estilo.

• Filtragem automatizada : todas as listas de e-mail, alertas automáticos que eu não tenho para ver imediatamente, minutos de reuniões diárias etc. entram em pastas. No final do dia eu navego nas pastas para qualquer coisa que possa exigir mais atenção.
• Pastas : algumas pessoas são muito boas em classificar seus e-mails arquivados em pastas. Eu sou não . Portanto, as pastas são usadas apenas para filtragem automatizada ou semi-automatizada (às vezes, é necessário passar manualmente). Existem cerca de 15 pastas em uso, em 4 ou 5 filiais.
• Arquivamento / exclusão : Pessoalmente, quero manter um registro de todos os e-mails significativos, para que eu tenha arquivos grandes onde os outros excluam mais. Eu vou excluir as respostas de ausência do escritório e outras mensagens instantâneas de administração imediatamente. O ponto principal é tirar o máximo possível da caixa de entrada o mais rápido possível - qualquer coisa que não precise de uma resposta minha entra no arquivo (ou é excluída) assim que eu a vejo: tem que sair da caixa de entrada .
• A regra dos três minutos : Levará 3 minutos ou menos para responder a uma mensagem? Se sim, respondo assim que o ver e arquivar.
• Revisitando a caixa de entrada : com que frequência você precisa verificar a caixa de entrada depende da sua situação. No meu mais frenético, eu verifiquei a caixa de entrada a cada novo alerta de e-mail, fiz a limpeza como descrito acima (inclusive respondendo tudo o que se enquadra na regra de 3 min). Então, cerca de 4 vezes por dia, eu fui para uma sessão mais longa sobre as mensagens que precisam de uma resposta mais longa.

Answer 2

Ignore o fluff e não procrastine , se você puder lidar com algo quando chegar, então lide com ele .

Estou usando o Outlook no momento e, para cada e-mail que acessa minha caixa de entrada, faço uma das seguintes ações (em ordem decrescente de importância):

• Leia, responda / avance / identifique / lide com / etc, marque como concluído, mova para a pasta
• Ler, sinalizar (Vermelho / Azul / Amarelo para Agora / Hoje / Mais tarde) e ir para a pasta
• Leia, mova para a pasta ("arquive")
• Excluir (por exemplo, spam / lixo eletrônico)

Minha pasta Inbox contém apenas e-mails não classificados, seu estado "perfeito" é vazio com todos os e-mails classificados em pastas e marcados / marcados / arquivados.

Dentro da caixa de entrada, existe uma hierarquia de pastas que define com o que os e-mails estão relacionados, então para encontrar aqueles que ainda preciso manipular, tenho pastas de pesquisa que cada uma encontra uma das três bandeiras que uso para Now / Today / Mais tarde.

Eu lido com os emails na caixa Agora, o mais rápido possível.
A caixa Hoje deve estar vazia antes de eu ir para casa.
E a caixa "Mais tarde" é normalmente para manter o controle das conversas que eu estou usando e não quero perder de vista.

Estritamente, a pasta Agora deve estar sempre vazia, pois esses e-mails devem ser respondidos imediatamente, mas se eu estiver no meio de algo (por exemplo, respondendo a outro e-mail "agora") ou passando por um backlog após um feriado eu tendem a marcar tudo primeiro e depois lidar com tudo isso juntos.

    

Answer 3

Você pode encontrar o novo recurso Caixa de entrada de prioridade do GMail útil.

Eu acho que é voltado para pessoas que ficam acima de um certo nível de e-mails por dia - para pessoas como eu que recebem apenas algumas mensagens, é um exagero.

    

Answer 4

passo 1. Faça bom uso da tecla Delete.

Eu recebo toneladas de e-mails diariamente no projeto atual, se você receber qualquer e-mail que eu saiba, ou se houver uma resposta mais tarde que inclua o e-mail anterior - ele vai para o lixo. Da mesma forma, qualquer que eu ler e pensar "sim, isso não é problema meu" vai para o lixo. Se for importante, eles podem enviá-lo novamente:)

passo 2. pastas.

Às vezes, você recebe e-mails que pode precisar mais tarde, mas não se preocupam agora. Mova-o para uma pasta e esqueça.

etapa 3. responda agora, não mais tarde.

Se você receber um e-mail que requeira atenção, se puder lidar com isso rapidamente, faça isso. Agora mesmo, imediatamente. Então você pode excluí-lo.

Ainda tenho quase 300 e-mails na minha caixa de entrada "todo", mas você deve ver minha pasta excluída. Se eu não lidasse com eles como acima, ficaria ainda mais sobrecarregado.

    

Answer 5

A melhor coisa que eu encontrei é manter em cima disso. Verifique seu e-mail constantemente quando puder e lide com ele agora em vez de no final do dia, quando você tiver uma centena ou mais para ler.

    

Answer 6

Além de usar pastas para e-mails de longo prazo, recomendo usar calendários, listas de tarefas e listas dependentes das pessoas. O Gmail permite que você pegue um link para um e-mail para uso posterior. Você pode então colar este link em:

• Um calendário com lembretes automáticos . Por exemplo, talvez você não precise examinar cuidadosamente o e-mail de preparação do homem em chamas até 25 de agosto.
• Uma lista de tarefas específica . Por exemplo, você poderia mover um relatório de bug para sua lista de tarefas a fazer se quiser evitar trabalhar quando estiver longe de sua mesa.
• Uma lista dependente de pessoa . Por exemplo, você freqüentemente desejará conversar com seu chefe antes de responder a um problema. É bom ter uma lista de itens que você vai lidar quando o seu chefe aparecer.

A beleza deste sistema é que você pode arquivar e-mails se os tiver migrado para uma lista mais apropriada e salvar sua caixa de entrada para os novos e-mails que aparecerem em seu caminho. E, ao contrário das pastas, os calendários o lembram automaticamente, enquanto os documentos suportam a adição de informações adicionais de contexto aos e-mails.

    

Answer 7

Um recurso em que eu confio com o MacOSX Mail que ainda não foi mencionado é o Smart Folders. Você pode usar critérios como data de envio, grupo de endereços, prioridade, etc. para filtrar mensagens automaticamente onde quer que esteja e ter uma pasta inteligente "importante" para prestar mais atenção do que uma "caixa de entrada" inchada.

Além disso, o Gmail tem um excelente recurso de alias que você pode usar para se inscrever para coisas de baixa prioridade, como listas de discussão, compras on-line, etc, e filtrá-los facilmente. Ou, inversamente, você pode fornecer um endereço de e-mail de alta prioridade…

    

Answer 8

Mail.app permite que você crie regras com base em "O remetente está no meu bloco de endereços" e "O remetente está nos meus destinatários anteriores", que pode destacar mensagens provavelmente mais importantes do que o fluff que sobrecarrega você.

Se você estiver sendo enterrado por pessoas que conhece, às vezes, adicionar uma regra para destacar se você tiver CC em vez de na lista Para: pode enfatizar as coisas nas quais realmente precisa agir.

Respondentes anteriores fizeram alusão a uma metodologia do tipo GTD e isso definitivamente funciona para mim. Se você não estiver familiarizado com o GTD, este fluxograma pode ajudar: Gráfico de fluxo de trabalho do GTD em lifehack.org . Eu mantenho uma pasta "Aguardando", "Precisa de ação" e apenas algumas pastas de "Referência".

    

Answer 9

Assista à apresentação Inbox Zero de Merlin Mann para o Google Tech Talks e leia seus artigos para obter algumas ideias.