Alternativas para usar email (em particular, Outlook) como um armazenamento de conhecimento? [fechadas]

6

Suspeito que, como muitas pessoas, eu uso minha conta de e-mail de trabalho (acessada pelo Outlook 2007) para armazenar informações . Eu geralmente tento agrupar coisas semelhantes em pastas e sub-pastas, mas com uma infinidade de pastas isso fica muito difícil de gerenciar. Em particular, pode ser uma ligação para localizar coisas usando a estrutura de árvore do Outlook. (Como um aparte: Eu ainda não encontrei um bom complemento de pesquisa gratuita para o Outlook.)

Eu sei que o Outlook não é o melhor lugar para armazenar todas as minhas informações e prefiro não fazer isso.

Em um mundo ideal eu gostaria de poder organizar todas as informações armazenadas no Outlook em um MindMap (meu software de escolha é Freemind ) ou Wiki.

Para manter uma trilha de auditoria de e-mail, considerei salvar e-mails individuais como arquivos usando um MindMap ou Wiki para vinculá-los . O que as pessoas pensam disso? (Eu não posso dizer que aprecio o pensamento do processo de exportação!)

O que eu fizer vai envolver algum tipo de dor (ou seja, configurar um Wiki / Mapa Mental) ou manter o que o Outlook oferece atualmente.

Alguém esteve na mesma posição? Alguém migrou em massa informações do Outlook? Se sim, qual foi o melhor caminho? Alguma idéia ou propostas alternativas?

    
por Umber Ferrule 24.09.2016 / 07:11

9 respostas

4

Eu uso o Gmail para isso. A pesquisa global combinada com a capacidade de marcar as coisas é muito poderosa para as coisas que você sabe ler, mas não consegue lembrar onde.

    
por 09.01.2012 / 11:45
3

Eu tentei usar discussões do SharePoint conectadas ao Outlook sem muito sucesso. Talvez as versões 2010 do Outlook / SharePoint tornem isso melhor ...

Você também pode encontrar Em caso de dúvida, torná-lo público leitura interessante.

    
por 02.02.2011 / 12:57
2

Como alguém que usa e-mail desde a década de 1970, experimentei praticamente todas as rotas usuais. No entanto, resolvi quase permanentemente neste cenário:

  • Eu uso filtros de e-mail para verificar todos os meus arquivos de e-mail antigos e extrai e-mails de interesse em categorias básicas - como CÓPIAS, não se move!
  • Eu salvo as postagens brutas da caixa de entrada como eram, mas mova-as com a data em que elas terminam como parte de seu nome de arquivo, em um subdiretório específico para esses caixas de entrada.
  • Eu uso o grep para encontrar o que eu quero - do sistema de arquivos. Dá o suficiente granularidade através dos mecanismos do sistema de arquivos.
  • Eu passo de volta para um leitor de e-mail para ler os itens encontrados via grep.

Observe que o grep pode fornecer uma janela antes e depois das linhas correspondentes. Um pequeno script inteligente oferece uma capacidade de pesquisa bastante robusta e você pode gerenciar tudo em seu próprio espaço em disco ...

Por fim, não há nenhuma maneira no mundo que eu usaria o Outlook - é apenas um malware problemático se você me perguntar. Eu quero acesso aos meus dados brutos, obrigado!

RT

    
por 12.02.2010 / 17:41
1

Antes de mais: eu recomendaria o XOBNI como uma ferramenta para pesquisas no Outlook. A versão gratuita, no entanto, está limitada à busca por contatos, IIRC.

Pessoalmente, tenho procurado por um bom soluto para informações pessoais / gerenciamento de conhecimento por anos. Conceitos baseados em árvore não funcionaram para mim, porque tenho muitos links entre informações. Exemplo: comecei com Client \ Projects-Structure, mas depois conheci o mesmo consultor externo pela primeira vez em um segundo projeto com outro cliente. A maneira que eu tinha a minha configuração de coisas, eu não poderia adicionar corretamente um "Consultor" -Dimensà £ o para minha informaçà £ o, teria precisado de pesquisa de texto completo e soluções semelhantes. Minha busca terminou quando descobri " PersonalBrain " 3 anos atrás. Como você está familiarizado com o MindMapping: O PersonalBrain oferece a possibilidade de organizar as informações de maneira gráfica, não muito longe do MindMaps, mas com algumas diferenças importantes que lhe oferecem muito mais possibilidades. Meu atual "Cérebro" tem mais de 18.000 "pensamentos", desde a família até a igreja, até TODAS as biz-info relevantes, notas de desenvolvimento de software e tudo mais.

Há um download de avaliação de 30 dias gratuito, o software funciona em Mac, Linux e Windows, o registro é de US $ 149 ou US $ 249.

Disclaimer: desde que eu era (e ainda sou) tão enthustiastic sobre este software, me tornei revendedor alemão no ano passado ( link ). Mas isso não faz meu conselho menos verdadeiro ou verdadeiro;)

    
por 12.02.2010 / 13:19
1

Eu recomendaria o SharePoint como uma grande loja dessas informações por vários motivos:

  • O SharePoint fornece uma pesquisa indexada sobre o conteúdo, incluindo email e anexos no email.
  • Se o ambiente do SharePoint estiver exposto à Web, você poderá acessar seu armazenamento de conhecimento de qualquer navegador da Web.
  • O SharePoint é um ambiente muito configurável para que você possa criar colunas de metadados para categorizar seus itens de uma maneira que funcione para você. No SharePoint 2010, sugiro investigar a marcação e a taxonomia (metadados gerenciados). Isso fornece a maneira perfeita de categorizar informações rapidamente e pesquisar / navegar no seu armazenamento de conhecimento.
  • Você pode armazenar praticamente qualquer tipo de arquivo no SharePoint. Isso significa que o mesmo repositório de conhecimento pode ser usado não apenas para email, mas também para outros fragmentos de conhecimento (arquivos do Office, links de sites, etc.)
  • A solução é escalável para mais do que apenas você! Você pode fornecer às pessoas acesso a todas ou partes de sua loja de conhecimento. Em uma situação de negócios, você pode configurar diferentes sites ou bibliotecas do SharePoint para funcionários individuais, mas também ter bibliotecas ou sites dedicados para projetos ou tarefas para que todos os emails / documentos relacionados a esse projeto / trabalho sejam armazenados de forma centralizada e visível para aqueles que precisam deles. .
  • O SharePoint fornece um único armazenamento centralizado para backup.

Embora o SharePoint seja uma grande loja para as informações, obter seus emails e outros arquivos no SharePoint e aplicar seus metadados (por exemplo, categorias, marcação com palavras-chave) não é tão simples e rápido quanto você esperaria.

Existem vários produtos comerciais no mercado que fornecem uma solução para esse requisito. (Nota: Eu sou afiliado ao OnePlaceMail)

Você pode fazer o download de um período de avaliação expirado do OnePlaceMail no link .

Os recursos de exemplo do OnePlaceMail são:

  • Envie e salve e-mails para o SharePoint
  • Salvar mensagens de e-mail do Outlook para o SharePoint usando um simples arrastar e soltar
  • Capture automaticamente os atributos de e-mail, como Para, De, CC, BCC, Assunto, Categoria, etc ...
  • Insira informações adicionais da coluna do SharePoint (metadados) ao salvar e-mails
  • Os emails são salvos no SharePoint no formato .msg
  • Arrastar e soltar anexos de e-mail no SharePoint a partir do Outlook
  • Salvar documentos no SharePoint do File Explorer
  • Salvar documentos do Microsoft Office no SharePoint
  • Use o SharePoint dentro do Outlook
por 22.02.2011 / 05:26
0

Você pode tentar usar o Xobni como um extensor do Outlook. Tem melhor pesquisa e melhores capacidades de organização também.

O que eu costumava fazer é hospedar uma instalação do Wordpress no meu localhost e apenas postar trechos de informações aqui. : P

    
por 12.02.2010 / 13:23
0

Se você tiver menos de 1 GB, recomendo o uso talvez improvisado de Posterous . Basta encaminhar todos os e-mails que você deseja salvar para [email protected] e você será saudado com um blog editável e pesquisável. Woot! você pode, claro, torná-lo privado.

    
por 12.02.2010 / 14:10
0

O Tinderbox é o melhor, mas não funciona no Windows.

link

    
por 26.03.2010 / 22:00
0

Eu uso a estrutura organizacional do sistema de arquivos nativo, sem nenhum software extra de armazenamento de conhecimento. Vou polvilhar arquivos de texto, links, imagens, etc, onde eles pertencem. Para e-mails importantes, salvarei todo o encadeamento como texto em alguma pasta relevante.

Não há ajuda para a migração em massa, é claro. E essa abordagem adiciona redundância, a menos que você exclua o email. A criação dos arquivos pode não ser trivial e pode ser um fator decisivo, dependendo do que é necessário salvar.

Mas eu prefiro ferramentas nativas de pesquisa e gerenciamento do sistema operacional sobre os aplicativos que eu já vi. A curva de aprendizado com as ferramentas nativas pode ser mais abrupta no início, mas é provável que seja mais recompensadora; as lições aprendidas geralmente se aplicam mais amplamente. As ferramentas nativas do sistema operacional também têm uma área de recursos menor.

Menos sofisticado do que o cenário de Richard T, esse é um tipo de compromisso para aqueles que não escapam do nosso clientes de email sub-ótimos.

    
por 20.03.2017 / 11:17