Tenho certeza de que as variáveis de documento só podem ser definidas por meio de macro, portanto, uma vez que essa não é uma opção de "GUI" que é contada.
Você pode conseguir o mesmo usando as propriedades do documento.
- Clique no Word Ribbion .
- Escolha Preparar .
- Escolha Propriedades .
- No painel exibido, clique no botão Propriedades do documento e escolha Propriedades avançadas .
- Vá para a guia Personalizada .
- Insira um nome e um valor para a propriedade e pressione Ok.
Agora insira um campo DOCPROPERTY com o nome escolhido e você poderá exibir essas informações onde quiser no documento. Se o valor mudar, você poderá atualizar os campos e os valores também serão alterados no documento.
Uma coisa a notar é que acho que essas propriedades são visíveis quando você clica com o botão direito do mouse no documento no Windows Explorer e olha em Propriedades.