Estou pesquisando sobre gerenciamento de documentos recentemente.
Eu quero organizar meus documentos em casa e também no escritório. Encontrar soluções acessíveis pode realmente testar a unidade é bastante difícil. Alguns que eu baixei só não parecem funcionar (testando em novo PC Vista). Eu vi alguns softwares na Amazon como o Paperport, mas não tenho certeza de como eles são.
Para casa, eu gostaria de organizar algo, pesquisa de texto completo, boa integração de scanner, interface agradável, etc.
Mas para o escritório parece mais difícil. Eu preciso de algo que faça um fluxo de trabalho adequado e mantenha as versões. Ele terá uma trilha de auditoria. Documentos podem ser aprovados, check-in / out, etc. Conheço alguns clientes que gostariam de algo semelhante. Seria ótimo apenas importar milhares de documentos de uma unidade compartilhada e obtê-los indexados com dupes mortos. Eu gostaria de ser super claro sobre como / onde os documentos estão sendo armazenados para que a manutenção e os backups sejam claros.
As minhas pesquisas no Google / Twitter remetem para as mesmas páginas da Web cansadas e vagas, que promovem soluções dispendiosas e personalizadas. Alguns podem ser muito bons, suponho, mas é difícil dizer.
Eu não me importo com um pacote hospedado, mas apesar de tudo, não acho que algo como o Google Docs, por melhor que seja agora, funcionará. Há muitas peculiaridades e recursos ausentes (em comparação com o Office). Poder trabalhar diretamente com os formatos comuns de arquivos do Office é importante.
Eu notei uma pergunta parecida semelhante feita aqui em agosto, mas não pareceu encontrar muitas soluções que eu pudesse aplicar com facilidade e rapidez. Também pode ter havido algumas mudanças desde então, então sinto que vale a pena perguntar.
Eu achei DocTagger uma excelente solução. Você pode marcar seus documentos do Office com palavras-chave - dessa forma, você não precisa manter uma hierarquia de pastas complicada para organizar seus arquivos e pode encontrar facilmente o que deseja. Ah, e eu mencionei que é livre ? :)
Google Desktop é absolutamente incrível.
Meu empregador atualmente usa ferramentas de gerenciamento de documentos de Ventyx e OpenText .
Concordo, as páginas da web são vagas e as soluções são caras. O que quer que você compre, planeje muito tempo e esforço para estabelecer índices completos de documentos e treinar usuários. Um bom sistema de gerenciamento de documentos pode tornar sua organização incrivelmente eficiente, mas somente se você configurá-lo corretamente.
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