Programar uma reunião para outras pessoas sem ser incluída? (Outlook 2007 / Exchange)

Question

Estamos usando o Outlook 2007 em um ambiente do Exchange 2007. Existe uma maneira de alguém agendar uma reunião para um grupo com outras pessoas sem que essa reunião apareça na agenda do agendador?

Exemplo: Tom está fora do escritório. Tom chama Evan e pede que ele marque uma reunião para Tom e Dick para esta tarde. O Evan pode criar uma solicitação de reunião que inclua Tom e Dick, mas não inclui o Evan? Não há exigência de que a reunião pareça ter origem em Tom ou esteja em nome de Tom, Evan não deve estar entre os participantes e não deve aparecer em sua agenda.

Isso requer privilégios especiais no Outlook / Exchange? É mesmo possível?

Minha empresa está vindo de um segundo plano do Novell GroupWise e muitas pessoas aparentemente estão utilizando esse recurso há algum tempo e estão procurando um analógico no novo ambiente.

    

Answer 1

Nossa empresa também mudou do GroupWise para o Outlook e usamos o recurso "enviar para outras pessoas, mas não para mim" o tempo todo. O Outlook não tem esse recurso específico, mas a funcionalidade pode ser replicada (com 6 cliques extras).

O método um é configurar um delegado que possa agendar a reunião em seu nome. O GroupWise também fez isso e não é exatamente o mesmo.

O método dois é agendar a reunião como se você estivesse participando e depois que ela for enviada, mude o status para 'livre' em sua própria programação. Ele realiza quase a mesma coisa que o recurso do GroupWise, mas leva alguns passos extras.

    

Answer 2

Você pode definir alguém como um delegado, eles podem ter acesso ao seu calendário ou enviar e-mail e enviá-lo na sua ausência.

Ferramentas, Opções, Delegados

Delegates can send items on your behalf. To grant permission to others to access your folders without also giving them send-on-behalf-of privileges, go to the properties dialog box for each folder and change the options on the permissions tab.

Isso é no Outlook 2000, tenho certeza que é um pouco diferente em 2007.

    

Answer 3

Idealmente, você deseja que a pessoa (Evan) não tenha a reunião em seu calendário e que a outra pessoa (Tom) seja mostrada como organizadora, o que também permitirá que ela atualize a reunião. Consulte a lista de quem aceito ou recusado, etc.

A única maneira de fazer isso é o Tom permitir que o Evan tenha acesso total ao calendário, alterando as permissões do Google Agenda. Isso significa que é necessário configurar com antecedência e provavelmente é apropriado apenas para membros confiáveis da equipe que ninguém pode fazer para qualquer outra pessoa (o exemplo padrão seria, naturalmente, um executivo e seu assistente pessoal).

Há também um truque para isso: Evan deve primeiro configurar isso como um simples compromisso no calendário de Tom, para que Tom seja o organizador e o único participante. Em seguida, "convidar participantes" para transformar o compromisso em uma reunião. Se você começar a criar uma reunião, Evan será o organizador e um participante e terá que mudar essa rodada.