Como escanear e anotar documentos e recibos para que os metadados sejam pesquisáveis e incorporados ao documento?

Question

Estou ficando cansado de viver na era moderna e ainda tendo um arquivo sujo de papel. Eu tenho um bom scanner barato e quero digitalizar recibos, warrenties e assim por diante.

Para que seja possível localizá-los, eu gostaria de torná-los pesquisáveis por meio da Pesquisa do Windows (ou da pesquisa no Google Desktop).

Como sou preguiçoso com backups, quero um formato de arquivo que incorpore metadados no arquivo. Os backups devem ser tão simples quanto lidar com vários arquivos de imagem.

Eu também sou barato e não vou instalar uma solução cara. Eu estou esperando que um dos formatos básicos possa fazer isso.

Assim, o formato comum de scannable é satisfatório: pesquisável e metadados incorporados na imagem gerada. Quanto mais "aberto" e portátil, melhor.

    

Answer 1

Eu queria fazer a mesma coisa e aqui estão as coisas que encontrei e considerei. A solução que normalmente ouço para isso é NeatReceipts ou NeatDesk . Infelizmente, não acredito que você possa obter o software deles sem ter um scanner. Isso é um pouco caro.

A outra coisa que considerei é usar os dados EXIF dos JPGs. Isso foi barato, mas não consegui encontrar uma maneira fácil de pesquisar essas informações ou torná-las úteis para o gerenciamento de documentos.

O que finalmente decidi que funcionaria para mim é usar o Adobe Acrobat . Definitivamente não é barato, mas eu também tinha outros usos para querer fazer / modificar PDFs. O Acrobat pode digitalizar documentos e inseri-los em texto pesquisável. PDF agora é um padrão aberto, mas se você está preocupado em ser compatível por longos períodos de tempo, há um formato PDF / A. Não sei se o PDF / A preservaria o texto do OCR. Documentos em PDF também tem um lugar para você inserir metadados como título, autor, palavras-chave (que eu uso como comentários). Se isso não for suficiente, você pode sempre adicionar seu próprio texto ou anotações no próprio documento.

Sei que manter registros é importante, então espero que você encontre uma solução que funcione para você.

    

Answer 2

Eu sei o que você quer dizer. Eu queria poder analisar todos os meus documentos relacionados a impostos e mantê-los seguros. Eu decidi ir com Scanmountain.com para organizar meus documentos fiscais. Eles são pesquisáveis, por isso não posso perder um arquivo e eles estão on-line para que eu possa acessá-los sempre que precisar. Eles ainda têm um recurso de e-mail, então eu posso enviar meus arquivos diretamente para minha conta! Meu bf estava preocupado com a segurança, mas eu verifiquei e scanmountain usa criptografia de nível militar, então meus documentos fiscais estão seguros! A última vez que vi em seu site, eles estão oferecendo contas gratuitas agora mesmo para testá-las. Eles são os preços são bons - não há queixas. Esta solução funcionou para mim ... talvez possa para você. Boa sorte!