O Excel poderia fazer isso, mas seria necessário um pouco de otimização para que funcionasse (e provavelmente algumas tabelas de script e / ou dinâmicas).
Se você é útil com OFfice em geral, pode facilmente fazer isso no Access; no entanto, acho que o Access às vezes é muito difícil obter relatórios com boa aparência - embora os novos modelos 2007 pareçam realmente decentes.
Eu apostaria que o Access será a sua melhor aposta neste cenário, pois ele possui ferramentas de desenho de conectividade de banco de dados razoavelmente decentes (torna realmente fácil conectar os dados de referência cruzada entre sua tabela de documentos, autores, etc.). Você também não terá que aprender SQL nessa rota. E em um banco de dados tão pequeno, duvido que você tenha problemas com o Access. Pessoalmente eu não sou muito acessível com o Access, mas o nosso departamento de RI onde eu trabalho o usa para esse tipo de coisa o tempo todo em nossos ex-alunos & dados de contato do aluno.
No entanto, se você é um programador ou não tem acesso, você sempre pode usar meu software de banco de dados favorito, mesmo para projetos pequenos: PHP / MySQL. É provavelmente um exagero para o que você está procurando fazer, mas você pode pegar o Xampp (que tem o php, o mysql e o phpMyAdmin todos juntos em um pacote). Basicamente, você apenas carrega todos os seus dados com o phpMyAdmin e usa o php para formatar seus relatórios.