Aumentar a produtividade com a enorme Caixa de Entrada do Outlook - "Caixa de Entrada Classificada" e frequências

Question

Estou usando o Exchange Online e o Outlook 2010 com um volume de e-mail muito alto e uma grande caixa de entrada. Eu já estou usando categorias coloridas e filtragem de listas de distribuição em pastas especiais. Também estou atribuindo vidas diferentes a pastas, etc. Ainda assim, minha produtividade (e-mails trabalhados em intervalo de tempo) e confiabilidade (sem desconsiderar stuf) poderiam ser melhores.

Identificamos três problemas com minha configuração atual:

1. Não tenho a "Caixa de entrada ordenada" oferecida pelo Gmail. Em suma, a função tentou destacar e-mails individuais (em oposição a e-mails em massa) ou e-mails de pessoas às quais eu frequentemente respondo. Ao olhar para o e-mail classificado como importante por essa lógica, muitas vezes encontrei e-mails que simplesmente ignorei.

2. A caixa de entrada já é muito grande. Seria uma perda de tempo tentar classificá-lo completamente, mas ajudaria muito se eu pudesse classificá-lo não apenas pelo remetente, mas também pelo número de e-mails desse remetente. Isso permitiria reduzir rapidamente o número total de e-mails na minha Caixa de entrada e excluir muitos itens desatualizados.

3. Ao responder e-mails, geralmente é útil ver imediatamente toda a conversa com essa pessoa. Para coisas importantes, tenho o meu CRM conectado ao Outlook, mas para o dia-a-dia eu costumava usar o Xobni para isso. Mas o Xobni tornou-se mais e mais intensivo em recursos, não apoiou adequadamente minha linguagem e, na minha opinião, estava focado na conexão com as redes sociais (que eu não quero usar). Existe uma alternativa leve ao Xobni, que não cria um índice de texto completo de todos os emails?

Answer 1

Sou um purista da caixa de entrada, em que uso minha "Caixa de entrada" no sentido tradicional - apenas trabalhos abertos que exigem minha atenção imediata permanecem na caixa de entrada, sempre classificados por "Recebidos" com os mais recentes no topo da lista. TUDO ELSE é deletado (estratégia touch-it-once), ou ocasionalmente eu irei desviar uma mensagem para uma pasta tópica. Se houver um item TODO para o futuro, costumo arrastar a mensagem para o meu calendário. Eu me esforço para ter uma caixa de entrada vazia até o final do dia. Considero um sucesso quando pode estar vazio por hora.

Sempre que eu precisar revisar o histórico, (normalmente) vou para a minha pasta excluída e classifico por "De" ou "Assunto" para voltar rapidamente à velocidade. Observe que, depois de classificar uma coluna, você pode começar a digitar rapidamente para encontrar o usuário ou o assunto que está procurando.

Eu desprezo o "Group By" e nunca o vi usado bem, embora eu tenha visto muitas pessoas usá-lo. Se algum dia eu ver esse recurso usado por um usuário experiente que não sofra problemas de confiabilidade e produtividade diretamente relacionados com esse recurso, atualizarei meu post.

    

Answer 2

Eu tenho algumas sugestões para ajudar você com seu problema na caixa de entrada.

Primeiro, não vi nenhuma menção a arquivos de pastas pessoais? Você está usando PSTs? No meu trabalho atual eu tenho mais de 10.000 e-mails em PSTs nos últimos 8 meses.

Uma coisa no Outlook que eu descobri ser útil é Search Folders (mas somente dentro de um arquivo PST). Por algum motivo, nenhum dos meus colegas de trabalho tem a configuração de pastas de pesquisa no Outlook. As Pastas de Pesquisa são altamente personalizáveis e filtram automaticamente os emails por remetente, importância, emails com anexos.

Além das pastas de pesquisa, eu uso um layout de pasta altamente estruturado e algumas configurações de regras para copiar automaticamente todos os emails que envio ou recebo para um PST. A organização da pasta que uso é a seguinte:

2012

• Arquivo da caixa de entrada
  • 01-jan
  • 02-fev
  • 03-Mar
  • 04-abr
  • 05 de maio
  • ..
  • 12-dez
• Arquivo enviado
  • 01-jan
  • 02-fev
  • 03-Mar
  • 04-abr
  • 05 de maio
  • ..
  • 12-dez

Em seguida, criei regras para minha caixa de entrada e enviei itens para que cada e-mail que eu envie ou receba seja copiado para a pasta apropriada, dependendo de qual mês é. Dessa forma, você pode excluir itens da sua caixa de entrada e não precisar se preocupar em não encontrar e-mails antigos, desde que você tenha definido um lembrete para atualizar suas regras, para que os itens enviados sejam entregues nas pastas corretas. tem uma cópia de tudo.

Além da minha caixa de entrada / itens enviados PST, tenho outro PST chamado Itens Excluídos. Quando eu excluo qualquer email, eu o movo para meus itens excluídos PST. Mantendo sua caixa de entrada / itens enviados copiando separado de seus itens excluídos PST é recomendado se você tiver uma situação em que o seu PST primário é corrompido - pelo menos você tem alguma forma de backup de todos os e-mails.

Como agora você tem um PST contendo todas as correspondências por email, configure suas pastas de pesquisa dentro da caixa de entrada / itens enviados PST. Se você configurar as Pastas de Pesquisa na sua caixa de entrada, tudo o que você verá é correspondência contida em sua caixa de entrada, itens enviados e histórico de conversas (o que é essencialmente inútil, a menos que você arquive tudo dentro da sua caixa de entrada de e-mails do Exchange, o que o tornará impopular administrador de troca). Configurar suas pastas de pesquisa é muito mais fácil do que configurar regras de email para cada pessoa / grupo para o qual você deseja ter uma pasta.

Espero que ajude!

Richie