Você tem algumas opções aqui.
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Representa cada usuário não-CRM como um registro de contato. Em seguida, adicione um novo campo de contato à tarefa que os usuários de CRM podem preencher com o contato não-CRM. O único problema é que você não pode usar a funcionalidade de atribuição e modelo de segurança, mas não parece que você precisa dela. Isso também significa que a visualização "minha tarefa" para um uso de CRM mostrará as tarefas que estão sendo trabalhadas por um contato que não seja do CRM.
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Represente cada usuário não-CRM como uma equipe. Dê a cada equipe um papel de segurança. Então você usa assign. Além disso, quando você atribui, o registro desaparecerá da visualização "minha tarefa" do usuário.
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Crie um usuário não interativo, mas você está com um limite de 5 para o CRM Online.
Entidades de usuário e de equipe
Non-interactive users are often used when writing service-to-service code because they do not use up a license. Microsoft Dynamics CRM Online allows for five free non-interactive users.
- Não tenho certeza sobre esse último. Você pode tentar criar o usuário, dando a ele uma função de segurança, mas não uma licença, por exemplo, então o registro do usuário está desativado. Então, aparentemente, você pode atribuir os registros ainda.
Atribuição de registros a usuários inativos no Dynamics CRM
So long as the inactive user still maintains a security role, even though it is inactive, you can programmatically or via the UI assign records to that inactive user. This means that you can maintain the historical data of who owns a particular record even though they may no longer be with the company, and save yourself some extraneous licenses as well.