Até onde sei, não há como definir isso como uma preferência padrão para usuários do lado do serviço. Isso também depende de qual serviço você usa. O Word Online, por exemplo, converte em PDF para usar configurações de layout de página e, em seguida, envia para sua unidade de impressão local que pode ser configurada. Excel Online - tem um diálogo interno que padroniza para A4 (e você não pode mudá-lo).
Para aplicativos de escritório na área de trabalho, eles honrarão as configurações de usuários configuradas e também poderão ser configuradas pelo GPO. Você também pode usar o PowerShell, mas acredito que ele precisa interagir com as classes do WMI para fazer isso.