Se a sua empresa estiver usando um servidor Exchange e um controlador de domínio do Active Directory, recomendo padronizar as assinaturas de email por meio de Diretivas de Grupo. Isso não só permitirá que você faça essa alteração * instantaneamente ** para os usuários atuais, mas também entrará em vigor para todos os novos usuários de sua empresa.
* uma atualização das Políticas de Grupo seria necessária. Isso pode ser feito no lado do servidor, mas exigirá que o computador dos usuários esteja conectado. No entanto, da próxima vez que fizerem login enquanto estiverem conectados ao ADDC, ele deverá atualizar as políticas.