Usar o Outlook como um agendamento para equipes

Question

Eu trabalho em uma organização que é composta por várias equipes, e todos nós precisamos saber quem está fazendo o que e quando.

Atualmente, usamos uma planilha com nomes em uma coluna, datas na parte superior (folhas separadas para cada mês).

• Assim, um indivíduo pode consultar a linha do nome e ver o que planejou para o mês.
• Líderes / gerentes de equipe podem ver o que sua equipe está fazendo e ver se há algum problema de recursos nos próximos meses.
• Use para deixar o pessoal em espera.

Funcionabem.

PassamosdeumaconfiguraçãocomplicadadoLotusNotesparaoMSOutlook2007.AgoravamosteroSharePoint2007emumfuturopróximo.

Osproblemas:

• UsamosoOutlookparaconfigurarreuniõesporexemplo.AlguémmeconvidaparaumareuniãonoOutlook.Eudigosim.Nodia,perceboque,deacordocomaplanilha,naverdadenãoestounoescritórioefazendoalgocomumcliente(nãonoescritório).

Portanto,queroproporàminhaempresaque,comamudançaparaoOutlook,tambémfiquemosafastandoousodeumaplanilhaparavisualizaroqueaorganizaçãoestáfazendoevisualizá-lanoOutlook.

Osistemaatualfunciona.

AprincipalvantagemdoXLSéqueeleémuitofácildeabrireVISUALIZEoqueoutrosindivíduos/equipesestãofazendotambém.

OOutlookouoSharepointpodemoferecerfuncionalidadesemelhante?AlgumQuickGooglingmeinformousobreo Calendário da equipe , que parece ok.

Uma coisa importante que precisamos é poder ver facilmente o que outros colegas estão fazendo, divididos por equipes.

Eu gostaria de reunir o máximo possível de munição para propor a mudança de um modelo de planilha e mudar para algo que possa ser integrado no Outlook / Sharepoint.

    

Answer 1

Se você tiver o SharePoint e o Outlook, poderá usar os calendários do SharePoint no Outlook.

De Visualizar e atualizar um calendário do SharePoint :

You can view and update a SharePoint calendar, just as you do your Outlook calendar.

You can view a calendar from a SharePoint site side-by-side with an Outlook calendar, view an overlay of the calendars as if they were one single calendar, and even copy events among the calendars.

When you connect a SharePoint calendar to Outlook 2007, it appears under Other Calendars with your calendar folders. You can connect multiple calendars at the same time, such as a team vacation calendar and a project schedule. Depending on your needs, you can choose which calendars you want to work with: a single calendar from a SharePoint site, multiple SharePoint calendars (if you have them), or Outlook calendars.

    

Answer 2

Acho que essa coisa do Team Calendar é antiga e obsoleta, mas posso estar errado.

No Outlook 2010, com ...

Calendário > Página inicial > Compartilhar > Publicar Online > Publicar no Office.com

... você pode publicar um calendário que possa compartilhar com qualquer outra pessoa com um Live ID .

Melhor do que isso, basta usar o SharePoint, que é feito exatamente para esse tipo de coisa.

Eu recomendo que você não obtenha servidores Exchange e SharePoint e use BPOS , pois você não precisa de uma equipe de TI dedicada para administrá-lo. E, provavelmente, seria muito mais barato. Existe um teste gratuito.

O BPOS será atualizado para o Office 365 no início do próximo ano. A atualização é perfeita para o usuário final.