Qual a melhor maneira de gerenciar meus dados em crescimento no Excel?

Question

Esta não é uma pergunta sobre fórmulas ou recursos no Excel. Estou debatendo a maneira correta / melhor para gerenciar a crescente quantidade de dados 'eu tenho que' gerenciar no Excel (eu produzo tabelas / relatórios PIVOT para meu gerenciamento).

DADOS: Eu gravo o número de publicações que pedimos: custo, data da encomenda, início e fim da assinatura, quem solicitou, quando eles pediram, quando eu pedi, será cancelado no próximo ano, etc, etc, etc.

DILEMMA: Obviamente nós re-ordenamos muitas das mesmas publicações, então dependendo de como eu gerencio os dados que eu poderia estar duplicando em todo lugar.

OPÇÃO 1: Então, eu uso ROWs = nome da publicação na Fila 1 e todas as colunas relacionadas para cada ano financeiro são copiadas e coladas após cada ano financeiro pronto para as novas informações do ano fiscal? Isso me levará para a coluna ZZ.

OPÇÃO 2: Ou eu uso COLUMNs = cada linha tem apenas uma informação do ano fiscal para cada publicação e, se reordenarmos ou cancelarmos uma publicação, eu re-digite o nome da publicação em uma linha abaixo e preencha as colunas apropriadas? Isso levará a uma longa lista de publicações até a linha 10.000 e a possíveis erros ortográficos de repetição de nomes de publicações ordenadas.

IDEAS: Qual é a melhor maneira - pensar em termos de melhor prática de tabela dinâmica, poder somar ou contar com facilidade, formatação de relatórios, etc.

Quaisquer práticas recomendadas são muito apreciadas.

    

Answer 1

Se você precisar permanecer no Excel, organize seus dados de uma maneira que facilite a migração para um banco de dados relacional posteriormente. Mesmo que você não consiga enxergá-lo agora, você terá tempo, recursos e suporte de gerenciamento para fazer certo um dia, então torne isso mais fácil para você.

Será difícil ter dados normalizados no Excel, mas chegar o mais perto possível. Faça outra planilha com os nomes das publicações e use a Validação de dados no campo "nome da publicação" para ajudar a evitar erros ortográficos.

Se eu estivesse fazendo isso no RDBS, teria três tabelas: Pedidos, Publicações, Pessoas.

Pessoas: PersonID, PersonName ...

Publicações: PublicationID, PubName, ...

Ordens: OrderID, OrderDate, PublicationID, RequestedBy (personid), OrderedBy (personid), etc.

Isso pode não ser exatamente como você deseja, mas você pode descobrir o que funcionará para seus dados. Depois que você souber como ele ficará em um RDBS, configure-o no Excel. Por exemplo, cada linha seria uma ordem e as colunas seriam

OrderDate, PublicationName, RequestedBy, OrderedBy, etc.

usa a validação de dados apontando para uma tabela separada para PublicationName e RequestedBy e OrderedBy. Daqui a três anos, você poderá criar campos de ID para suas tabelas de Publicações e Pessoas. Em seguida, use fórmulas para substituir os nomes em sua tabela de pedidos pelos IDs criados. Importar toda a bagunça e RDBS e você está pronto para ir.

Enquanto isso, seus dados quase normalizados estarão em ótima forma para criar tabelas dinâmicas, IMO.

    

Answer 2

Na verdade, o Excel não é a maneira correta e eficiente de gerenciar grandes quantidades de dados. Na minha empresa, que é uma empresa de planejamento de distribuição de revistas, eles costumavam executar tarefas semelhantes às suas no Excel, mas com o tempo o Excel tornou-se inadequado e a TI decidiu mover todos os processos / trabalhos relacionados ao Excel para um banco de dados online. Todo o processo (deixando o Excel e movendo-se para um banco de dados online) foi tratado como um projeto. Agora tudo é controlado via interfaces web e banco de dados Oracle. As pessoas gerenciam os dados depois de fazer login em suas contas on-line e podem gerar relatórios baseados na web automaticamente. A PL / SQL é usada para gerar relatórios especiais também. Logo, você deve de alguma forma começar a sair do Excel e passar para uma solução de banco de dados. Esse tipo de mudança sempre parece difícil, mas depois de gerenciá-las de forma programática com uma coordenação bem-sucedida de TI, você passa para um nível mais alto e mais produtivo.

EDITAR: IMO, não importa para que direção (para baixo ou para direita) você preenche os dados, desde que você não exceda os limites máximos do Excel. O limite máximo do Excel 2007 para o tamanho da planilha é de 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. Portanto, você deve se certificar de organizar bem as fórmulas e inserir os dados corretos nas células corretas. Como o limite máximo da coluna é 16.384, é melhor descer no seu caso.