As referências de validação de dados (e formatação condicional) podem apontar para uma planilha diferente no Excel 2010 e posterior. Nas versões anteriores a 2010, porém, isso não funcionará.
Você precisará criar um intervalo nomeado para as células que alimentam a validação de dados. Assim, na planilha com a lista de valores, selecione os valores e clique na faixa Fórmulas > Gerenciador de nomes > Novo > digite um nome para o intervalo (ou use sua técnica favorita para criar um intervalo nomeado). Em seguida, defina a validação de dados para a opção de lista e deixe-a referir-se ao nome do intervalo, como
= MyRange
(onde "MyRange" é o nome do intervalo que você acabou de criar) Isso funcionará em todas as versões atuais do Excel.