Organização de documentos de projeto e de negócios

Question

Como você organiza, mantém edições, revisões e a relação entre:

1. Propostas
2. Contratos
3. Alterar pedidos
4. Entregas
5. Projetos

Como você organiza seus projetos para reutilização?

Por exemplo, existe uma maneira de adicionar tags a projetos, para torná-los mais acessíveis?

O que é uma boa estrutura de dados para despejar todos os meus arquivos em um servidor da Internet para facilitar o acesso?

Atualmente, minha pasta de trabalho é configurada da seguinte forma:

(1)/work/
 (2)/projects
  (3)/project_a
   (4)/final (which includes all final documents)
    (5)/contracts
    (5)/rfp_rfq
    (5)/change_orders
    (5)/communications (logs all emails, faxes, and meeting notes and minutes)
    (5)/financial
     (6)/paid
     (6)/unpaid
    (5)/reports
   (4)/old (include all documents that didn't make it into the project_a/final/ 
  (3)/project_b
   (4) ... same as above ...
 (2)/references
  (3)/technical_references
  (3)/gov_regulations
  (3)/data_sources
  (3)/books
  (3)/topic_based (each area of my expertise has a folder with references in them)
 (2)/business_contacts
  (3)/contacts.xls (file contains all my contacts)
 (2)/banking
  (3)/banking.xls (contains a list of all paid and unpaid invoices as well as some cool stats)
  (3)/quicken (to do my taxes and yada yada)
   (4)/year
 (2)/education (courses I've taken
  (3)/webinars
  (3)/seminars
  (3)/online_courses
 (2)/publications (includes the publications I've made
  (3)/publication_id

Somos, na maioria das vezes, 5 pessoas trabalhando juntas em meio período nessa coisa. Como essa é uma abordagem bem estruturada, acho muito difícil lembrar o que fiz em projetos anteriores e ir e voltar facilmente.

Quais são suas sugestões para melhorar meus processos? Estou aberto a software fechado e de código aberto (desde que o preço não seja muito alto).
Também quero implementar um sistema no qual posso salvar a maioria dos projetos on-line para aumentar a colaboração e a eficiência e reduzir a largura de banda, especialmente na edição de documentos.

Imagine o envio de um documento por e-mail entre 5 e 10 vezes por dia.

    

Answer 1

Primeiro, eu não tentaria controlar tudo usando arquivos e pastas. Você pode começar com as melhores intenções, mas rapidamente se tornará uma fera para manter e sincronizar. Para as coisas que obviamente devem ser armazenadas em arquivos individuais, você pode usar um sistema de controle de versão como o CVS, o Subversion ou qualquer um dos muitos sistemas concorrentes, mas isso só vai levar você até certo ponto. A maioria das empresas está migrando para aplicativos e armazenamento baseados em nuvem.

Isso me leva a um segundo ponto: não reinvente a roda. Você pode tentar construir seu próprio sistema de homebrew que fará exatamente o que você precisa fazer hoje, mas, no longo prazo, é melhor investir em sistemas existentes que já foram testados em batalha. Há tantos casos extras que você nem pode começar a considerar, e quando você começar a consertar seu sistema interno, você estará gastando muito tempo tentando invadir seu sistema para lidar com todos os cantos estranhos. casos (ou apenas tentando adicionar novas funcionalidades), e em breve você não terá tempo suficiente para se dedicar a cuidar de seus clientes, assim como você gostaria. Eventualmente, o custo de manutenção do seu próprio sistema eclipsará o valor que você pagaria por algum sistema existente, de código aberto ou comercialmente disponível.

Se você estiver satisfeito em ter os documentos hospedados nos servidores do Google, eu recomendo o Google Apps (ou o Google Docs, se você quiser seguir o caminho livre) para seus documentos. Ele lhe dará edição colaborativa em tempo real e fornece uma maneira natural de compartilhar documentos. Também salva todas as revisões de um documento.

Sugiro usar um pacote de contabilidade real, como o QuickBooks, para acompanhar suas faturas e faturas.

Para colaboração adicional, o WebEx é o padrão de fato, mas também há vários outros sistemas gratuitos de webconferência / compartilhamento de tela que também podem ser adequados às suas necessidades, já que sua empresa ainda é muito pequena.

Para gerenciar todas as suas contas de clientes, você deve usar algo como o Salesforce.com ou outro sistema de CRM. (Mas, esteja avisado, qualquer sistema de CRM exigirá alguma antecipação e personalização para que possa ser usado em seu negócio específico.) Você pode tentar usar uma planilha, mas a planilha ficará muito difícil de manter.

Para documentar seus processos de negócios, você deve considerar a criação de um wiki. Indo além, você também pode configurar um sistema de tickets como o Fogbugz (se seu sistema de CRM ainda não tiver um) que permite criar entradas para cada um dos itens de ação de suas reuniões e acompanhar o status até cada tarefa foi concluído.