Sim, você pode fazer isso, mas como você adivinhou corretamente, você precisará usar o VBA. Você pode usar Propriedades de documento personalizadas como espaços reservados e usar algum código VBA para analisar o código de campo e definir essas propriedades como quiser usando o método SetProperty.
Cabe então a você se o VBA é acionado abrindo o arquivo ou se você adiciona um item de menu para fazer isso.
Leia este artigo para obter mais detalhes sobre como obter e configurar as propriedades do documento.