% Dropbox% é uma variável ambiental. Quando o seu prompt de comando executar e digite SET, você terá uma lista de variáveis ambientais. Se você estiver usando o Outlook e enviar um link como %Dropbox%\sharedir\sharedfile.doc , o Outlook não saberá como processar esse "link". O Outlook entende os caminhos UNC e as letras de unidade.
No espírito da sua solicitação, você pode usar um comando antigo do DOS chamado SUBST para atribuir uma letra de unidade que precisa ser comum a todos os usuários do Dropbox.
Se tudo isso for muito complicado, você também pode usar o Dropbox Paper ou o Google Drive & Documentos para colaboração em documentos na nuvem.
Por exemplo: SUBST D:\ c:\users\me\dropbox\ faria seu D: dirigir a unidade do Dropbox. Então, em seus e-mails, você pode escrever d:\sharedir\sharedfile.doc no seu e-mail.
C:\Users\me>subst /?
Associates a path with a drive letter.
SUBST [drive1: [drive2:]path]
SUBST drive1: /D
drive1: Specifies a virtual drive to which you want to assign a path.
[drive2:]path Specifies a physical drive and path you want to assign to
a virtual drive.
/D Deletes a substituted (virtual) drive.
Type SUBST with no parameters to display a list of current virtual drives.