Isso acontece porque os documentos do Microsoft Office estão abertos para edição. Outros programas podem se comportar de maneira semelhante, mas vou referir-me estritamente aos arquivos do Office, pois há documentação disponível que explica esse comportamento.
Quando você abre um documento do Office, o aplicativo cria um arquivo temporário oculto na mesma pasta. Enquanto você trabalha no documento, suas modificações são gravadas neste arquivo (como um aparte, é assim que é possível que o Auto Save funcione).
Quando você Salvar o documento, o documento original é excluído, o arquivo temporário é renomeado para o original. Como seus usuários não têm permissão para excluir arquivos, a operação falha.
Veja uma visão geral do processo, conforme detalhado em este artigo de suporte do Microsoft Word:
Create temp file Create ~wrdxxxx.tmp Write temp file Save example data to ~wrdxxxx.tmp Delete original file Delete EXAMPLE.DOC Move temp to target name Move ~wrdxxxx.tmp to Example.doc
De acordo com o mesmo artigo:
Word gains significant performance speed by placing the temporary file in the same directory as the saved file.....The location where Word creates the temporary files is hardcoded information and cannot be edited. Therefore, it is important that NTFS permissions for the user are set accordingly.
Eu imagino que isso é o mesmo para todos os aplicativos da área de trabalho do Office. Uma lista completa da permissão NTFS necessária para o Word (especificamente) pode ser encontrada aqui . O NTFS Delete é um deles.
Veja resposta original na falha do servidor.