Não tenho certeza sobre a opção 2 ou 3, mas você certamente pode arquivar e-mails dependendo da data. Existe um recurso chamado AutoArchive
para isso.
Para o Outlook 2010: Clique na guia Arquivo e, em seguida, clique na guia Opções no menu Arquivo. Clique na guia Avançado. Clique em AutoArquivar Configurações.
Para o Outlook 2007 e o Outlook 2003: No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Outros. Clique em AutoArquivar.
Em seguida, para definir configurações específicas de pasta, clique com o botão direito na pasta que você deseja AutoArquivar e, em seguida, clique em Propriedades. Clique na guia AutoArquivar.