Como categorizar dados de texto com base em um valor em uma coluna?

Question

Estou usando o Excel para gerar uma lista das pessoas que trabalham na empresa, contendo informações sobre os funcionários relevantes para o nosso departamento.

A planilha é geralmente assim (dados fictícios):

Name        Department        Function        Telephone       E-mail
J. Juggler  Sales             Fixer           4493            [email protected]
A. Zen      Front Office      Elevator boy    1363            [email protected]
etc....

Na tela, a lista funciona muito bem. Podemos filtrar por departamento ou função e apenas fazer pesquisas gerais em CTRL + F . No entanto, meu gerente me pediu para fazer uma versão amigável para impressão para que ele possa imprimir e pendurar a lista em determinados locais.

O formato impresso desejado seria algo assim:

Front Office
    A. Zen      Front Office      Elevator boy    1363            [email protected]
    ....        ....              ....            ....            ....
Sales
    J. Juggler  Sales             Fixer           4493            [email protected]
    ....        ....              ....            ....            ....        

Eu tentei usar uma tabela dinâmica para isso. Ele foi OK até que eu tentei adicionar os detalhes de contato como valores. Em seguida, ele me deu a soma (?) Do valor na célula, em vez de simplesmente o valor.

Então, como categorizo essa planilha para obter o formato descrito? A planilha contém cerca de 150 linhas e 8 departamentos.

    

Answer 1

Provavelmente, a única coisa que você precisa fazer para que a tabela dinâmica funcione é alterar o tipo de dados da coluna telefônica de número (ou geral) para cadeia. Esse também é um bom truque para preservar os zeros iniciais em coisas como códigos postais.

    

Answer 2

Se você classificar a planilha pela coluna B (Departamento), as linhas serão reordenadas para que todas as pessoas do mesmo departamento sejam listadas juntas. Isso lhe dará o formato de impressão desejado. A única outra coisa que você pode querer fazer é inserir linhas de cabeçalho com os nomes dos departamentos.

Se eu começar com isso:

EureceboissodepoisdeclassificarpeloDepartamento:

Você também pode adicionar uma classificação secundária, então os nomes são alfabéticos dentro do departamento, mas para fazer isso funcionar, as iniciais precisariam estar em uma coluna separada, como aqui:

AextraçãodainicialpodeserfeitafacilmentecomafunçãoText-to-Columns,sevocêselecionar"delimitado" com "" (espaço) como delimitador.

    

Answer 3

Se você primeiro classificar os dados pela coluna "Departamento", poderá selecionar todos os dados e usar "Subtotais" na Faixa de dados para inserir um cabeçalho antes de cada departamento, conforme mostrado abaixo.