Se este documento for para distribuição fora de seus escritórios, você provavelmente desejará torná-lo um arquivo PDF (não editável). Ferramentas gratuitas, como o leitor de PDF da Nitro, adicionarão um "driver de impressora" em PDF visível em todas as caixas de diálogo Imprimir. Basta "Imprimir" o documento do Word em "PDF", em vez da impressora do escritório. Isso tem vantagens e desvantagens, dependendo se você deseja que o destinatário possa alterar o texto.
Uma alternativa é tirar uma captura de tela das equações em seu documento e inserir a imagem da fórmula. Isso não requer incorporação de fontes, mas a equação não pode ser editada posteriormente.