Eu localizo a biblioteca java jNotify que pode ajudar a ouvir os eventos do sistema de arquivos, como: Arquivo criado Arquivo modificado Arquivo renomeado Arquivo excluído . Funciona em todo o sistema operacional geral.
Você pode usar o link como tutorial.
Você também pode instalar o banco de dados MySQL e adicionar algum código ao seu aplicativo, que grava seu registro no banco de dados. Para uma melhor ordem de dados.
é claro que tudo é bom se você estiver familiarizado com essas ferramentas.
Eu também acho que se tentar usar o google 'Folder listener tool'