Acho que o que você está procurando envolve o uso de modelos do Word.
Tente começar com estas instruções aqui . Você pode salvar um modelo (arquivo .dot) e usar esse modelo para as configurações "comuns" em novos documentos do Word.
Parece também que você deseja que documentos antigos obtenham automaticamente novas alterações de formatação, quando você diz "todos os documentos obtêm o novo". Eu não acho que o Word tenha esse recurso como um recurso automático (embora deva).
Esta página sugere a seguinte solução alternativa que deve permitir a aplicação de alterações de formatação em documentos antigos, caso a caso. caso base. Eu sei que não é o que você procura, mas é um começo.
If you want the layout features or text from the new template for your document, your best bet is to create a new document based on the new template and then copy the contents of your old document into the new document. Then close the old document and save your new document using the same name. Note that your new document will use style definitions from the template rather than from your old document.
Melhor da sorte.