O sistema IMAP funciona mostrando sempre o que está no servidor, não há cópia local (além do que é armazenado em cache). Sinalizadores como Read / Unread, etc. também são armazenados em cada email no servidor para que todos vejam a mesma coisa.
No entanto, uma coisa que você pode fazer é treinar todo mundo para usar somente o Painel de Leitura para exibir as mensagens e definir as opções do Painel de Leitura (Opções / Mail / Painéis do Outlook / Painel de Leitura ...) para que o item nunca seja marcado como lido quando visto lá.
Se alguém abrir o e-mail em uma janela separada, ele ainda será marcado como lido, mas também poderá marcá-lo como não lido novamente.