Eu suponho que você tenha um servidor Exchange com o qual o Outlook esteja falando. O IMAP está ativado no servidor? Em caso afirmativo, deve ser razoavelmente trivial escrever um programa que pesquisa o servidor IMAP por um email de um determinado remetente recebido nas últimas 24 horas e analise (o que eu suponho ser) um anexo MIME.