Quando o Outlook é executado no Exchange usando a conexão nativa (não IMAP ou POP3), você tem uma "cópia" da caixa de correio armazenada no arquivo .ost. Se você tiver várias instâncias, cada uma delas será sincronizada com o Exchange.
Eu tenho vários laptops, vários desktops, um telefone e um tablet, todos eles têm cópias idênticas da minha caixa de correio. Se eu enviar um telefone, ele ficará visível nos itens enviados de todas as cópias do Outlook (seria visível no telefone e no tablet se eu sincronizasse itens enviados), se eu receber um email, ele ficará visível em todos cópias do Outlook e do telefone e tablet.