Você pode exportar suas caixas de correio para separar arquivos .PST. No menu "Arquivo", escolha "Importar e exportar ..." e siga as opções para exportar para um arquivo .PST (às vezes mencionado no OutLook como "para outro programa ou arquivo", dependendo de qual revisão você está usando ).
Você verá uma caixa de diálogo comum, "Salvar como", que pode ser usada para selecionar o diretório de destino. Depois de transferir o (s) arquivo (s) .PST resultante para o outro computador, você poderá importar de lá usando relativamente o mesmo processo (exceto que você estará "Importando" desta vez em vez de "Exportando").
Em relação a qual diretório as pastas estão armazenadas, você tem a idéia correta de onde elas devem ser armazenadas, mas é possível que alguém no passado tenha configurado suas caixas de correio do OutLook para serem armazenadas em algum outro local. Sob o menu "Ferramentas" você deve ser capaz de encontrá-lo em "Contas" ou algo assim (desculpe, a Microsoft continua mudando os nomes desses itens para que eu nunca possa lembrar o que eles deveriam ser chamados) e então escolhendo Aba "Arquivos de dados" (que revelará o caminho para cada arquivo de caixa de correio).