No Outlook 2010 e 2013, o limite de tamanho dos arquivos .PST é pré-configurado para 50 GB . Alguns sistemas de arquivos têm um limite geral de tamanho de 4 GB para arquivos.
Exemplo: Para fazer um backup de .PST em um dispositivo USB, esse dispositivo deve ser grande o suficiente e formatado com NTFS / ExFAT se você tiver um .PST superior a 4 GB.
Parece não haver limite rígido para o número de itens por pasta. Mas eu recomendaria não ir além de uns 2.000 itens. Caso contrário, a pesquisa e a navegação ficam muito lentas.
A "estrutura de arquivamento" pode ser baseada em conteúdo ou baseada em tempo. Estrutura baseada em conteúdo significa separar seus arquivos de acordo com clientes, projetos, tópicos, tecnologias, ... Isso é útil para navegação manual, mas leva tempo para classificar todos os arquivos inicialmente. Outra desvantagem é que os arquivos podem pertencer a mais de uma categoria.
Com o advento de poderosos recursos de pesquisa, a estrutura baseada em tempo ganhou seguidores. Dependendo do número de mensagens recebidas / enviadas por período, faz sentido organizar os arquivos em dias / semanas / meses / trimestres / anos. A restrição é o número máximo de itens por "depósito" mencionado acima. Eu mantenho pastas separadas para mensagens de entrada e saída.
Dependendo do seu tráfego de e-mail, um arquivo de 2002 a 2013 pode exigir vários arquivos .PST. Geralmente, faz sentido vincular apenas o mais recente .PST e deixar os mais antigos sem conexão. Obviamente, uma senha .PST esquecida tornaria o arquivo .PST inútil.
Não tenho certeza sobre um ponto especial: imagine que você esteja armazenando e-mails criptografados por muitos anos. Para realmente ler esses e-mails, você precisaria da chave privada que era válida no momento da criação. Certifique-se de resolver isso. Mas eu não sei como.
Além dos critérios técnicos, os requisitos de trabalho podem influenciar a estrutura de arquivamento. Pastas especiais para itens "em andamento" ou "importantes" podem ajudar a organizar os processos diários.