Eu cuido do controle de documentos da minha empresa de engenharia mecânica e preciso de um método melhor para acompanhar os desenhos enviados & documentos comerciais.
Agora eu uso apenas uma planilha do Excel com cerca de 20 colunas e gravo cada projeto associado do fornecedor individual, fornecedor, cliente, título do desenho (diferente do nome do arquivo às vezes), revisão etc. Isso se tornou muito monótono quando me submeti para 50 desenhos de uma só vez - eu já digitei cerca de 1000 linhas na minha planilha nos últimos 6 meses.
Todo esse trabalho, e eu ainda não tenho hyperlinks de arquivos embutidos ou geração de relatórios que são grandes problemas agora. Sem mencionar que a capacidade de pesquisa do Excel é comparável à verificação manual de uma coluna para a string que estou procurando.
Eu brinquei com algumas opções de controle de documentos de código aberto, catalogação de arquivos, MS Access com formulários & relatórios ... Tudo leva mais tempo para aprender do que apenas digitar os dados manualmente, e o Excel parece ser uma opção melhor para copiar / colar campos do que algo como editar os metadados de um arquivo para cada PDF individualmente.
Alguma maneira de sair dessa bagunça?
Outra opção é usar um Sistema de gerenciamento de documentos completo, como FileHold ou Alfresco . Existem produtos de rastreamento de versão disponíveis, como TortoiseSVN e GIT . o software de rastreamento de versão é gratuito e pode ser combinado com uma estrutura de pastas inteligente para dar a você a maioria do que parece estar procurando.
Espero que isso ajude