Aqui está a ajuda da Microsoft sobre isso:
Se você quiser impedir que os detalhes da agenda privada sejam impressos, isso também é interessante para você:
Geralmente, este site é um bom recurso para as tarefas mais comuns no Outlook 2010:
link
Usualmente, no Outlook 2003, há uma caixa de seleção privada no canto inferior direito, mas em 2010 isso parece ter desaparecido.
Como posso marcar um compromisso como particular no Outlook 2010
Para uma reunião ou compromisso do Outlook, selecione o item em seu calendário (ou clique duas vezes para abri-lo, se preferir) e procure na faixa de opções um ícone de cadeado amarelo. Clique para marcar como particular, clique novamente para desmarcar (se estiver destacado em amarelo, este compromisso já está marcado como privado). Na barra de tarefas à direita, os compromissos privados são marcados com um pequeno ícone de cadeado preto. Você também pode clicar com o botão direito do mouse nos itens aqui para marcar / desmarcar como particular.
Para as reuniões, os participantes obviamente ainda verão o item (sua própria cópia está em vigor), mas qualquer pessoa com qualquer nível de acesso ao seu calendário até os editores completos não verá os detalhes de itens particulares, apenas o status ocupado, hesitante, fora do escritório).
Você não pode marcar mensagens como privadas, embora possa usar permissões para configurar o acesso (é necessário fazer mais para que isso funcione) ou pode mantê-las em uma pasta que não seja compartilhada (e possivelmente use uma regra baseada no assunto ou nos destinatários para mover os itens enviados para que você não esqueça).
Espero que isso ajude.