A melhor solução pode ser adicionar um modelo armazenado em uma rede compartilhada ou algo assim para que os usuários possam editar a assinatura e adicioná-la ao Outlook manualmente.
A assinatura é armazenada em C: \ Documents and Settings \% Nome de usuário% \ Application Data \ Microsoft \ Outlook e acredito, mas não tenho certeza, está no arquivo: Outlook.NK2 Em qualquer caso, não é prontamente editável.
Você também pode colocar esse modelo nessa pasta acima, mas isso não deve ser preciso.
Definitivamente, basta dar a eles o modelo e deixá-los adicionar suas informações e informá-los como adicioná-lo no Outlook.
Espero que esta ajuda!