Archiving Office-365 Caixa de Correio e Arquivos de Ex-Funcionários

Question

Quais são as opções para arquivamento de ex-funcionários do Office 365? Precisamos armazenar um arquivo da caixa de correio e arquivos do OneDrive.

O que fazemos agora

No momento, quando um usuário sai, primeiro desabilitamos seu login. Em seguida, devemos migrar sua caixa de correio para 'compartilhada' (para que ela não exija uma licença e podemos excluir o usuário e disponibilizá-lo para um gerente). Mais tarde, precisaremos arquivar esta caixa de correio.

Problema 1 : Este é um processo muito manual e minha equipe de suporte se confundiu com um usuário importante e removeu sua licença do 365 e sua caixa de correio foi excluída após 30 dias.

Problema 2 : não há maneira fácil de arquivar a caixa de correio antiga em um arquivo PST.

Pergunta

Eu queria saber se há soluções que as pessoas usam para isso?

Eu pesquisei SuperUser e ServerFault - por estranho que pareça, isso não parece ser coberto em nenhum detalhe, a menos que meus termos de pesquisa estejam com defeito.

Lista de desejos

Nosso ideal seria um processo automatizado que comprássemos por usuário para primeiro migrar a caixa de correio e, depois de um período, fazer o arquivamento automático para uma loja. Pesquisei soluções on-line e não encontrei nada que se encaixe.

Para o problema 2, usamos o MigrationWiz, o que nos permite arquivar caixas de correio, mas, novamente, é um processo manual de várias etapas para tornar esse trabalho fácil e muito fácil de bagunçar.

Eu também vi caixas de correio inativas (usando o recurso de retenção de litígio). Isso usa uma licença, e acredito que está sendo retirado no futuro.

    

Answer 1

As caixas de correio inativas são especificamente para esse caso de uso, e a licença pode ser reutilizada quando a caixa de correio estiver inativa. Você precisa de uma licença do E3 / E5 ou do Exchange Online Archive aplicada à caixa de correio "ativa" e ter uma regra de retenção que proteja essa caixa de correio. Quando os usuários são excluídos e a conta do AzureAD é excluída, a licença é removida e a Caixa de Correio é considerada Inativa.

A licença neste cenário é automaticamente colocada de volta no pool. A caixa de correio inativa não pode ser acessada pelos usuários. A única maneira de obter o conteúdo é recuperar a caixa de correio ou usar as ferramentas de descoberta eletrônica / pesquisa de conteúdo.

O cenário acima é o mais comum que vejo, e o segundo mais comum é converter a caixa de correio em uma caixa de correio compartilhada. Nesse cenário, no entanto, se você precisar de proteção contínua e recursos de descoberta eletrônica, eles devem estar licenciados.

Sua outra opção é configurar uma configuração Híbrida com o Exchange localmente e, em seguida, você pode mover as caixas de correio de volta localmente. Você pode optar por mantê-los lá ou exportá-los para arquivos PST. Com um servidor Exchange local, você também tem a opção de registrar mensagens no diário do Exchange Online de volta a uma caixa de correio localmente. Obviamente, essas últimas opções podem diminuir o ROI de estar no Exchange Online, pois você ainda precisará manter a infraestrutura.

Vá para referências: Perguntas frequentes sobre licenciamento do Exchange: link

Descrição do serviço Exchange Online: link

Em relação ao licenciamento Inativo - isso foi algo que a Microsoft divulgou no ano passado, mas eles cederam indicando que permaneceriam sem licença por enquanto. Que eu saiba, não houve nada recente sobre incluir uma taxa para caixas de correio inativas.