Quando você tem uma planilha com células que apontam para arquivos externos, é necessário mantê-los de maneiras diferentes para fins diferentes. Os arquivos externos podem ser movidos, renomeados, ter seu conteúdo alterado etc., ou a planilha pode ser copiada para outro computador. Você pode fazer isso para transferir a planilha ou trabalhá-la em outro lugar, caso em que talvez não precise dos arquivos vinculados temporariamente ou, se copiar esses arquivos também, eles não estarão no mesmo local para o qual a planilha aponta. O Excel oferece a capacidade de se ajustar a esses tipos de alterações.
Digamos que você esteja apenas trabalhando na planilha em outro lugar, e o estado atual do conteúdo vinculado não seja crítico para isso e planeje retornar a planilha ao local original. Você não quer mudar nada sobre os links, então você pode optar por ignorá-los . Outra situação em que você pode querer ignorá-los é se você está depurando sua planilha. Isso pode ser mais fácil se tudo continuar igual à última sessão, exceto pelas coisas que você deseja alterar explicitamente para fins de diagnóstico.
Se você estiver transferindo a planilha e os arquivos vinculados para outro computador, os arquivos vinculados não estarão onde os links apontam no computador original. Nesse caso, você edita os links para que façam sentido no novo local. Alterar fonte permite apontar os links para o novo local dos arquivos externos. Você também pode usar isso se precisar mover ou renomear os arquivos externos no computador original.
Em alguns casos, talvez você não precise mais de um link ativo para trabalhar com um arquivo externo que será alterado. você só quer que a planilha use o último estado do arquivo externo. Exemplos dessa situação seriam usar arquivos externos para produzir vários valores necessários para desenvolver e testar sua planilha, mas não para o trabalho finalizado, ou querer um arquivo de demonstração simplificado que não precise trabalhar com valores variáveis em arquivos externos. Você pode quebrar o link, caso em que a planilha não irá procurar esse arquivo para atualizar os valores referenciados.
Se os arquivos externos puderem ter alterado o conteúdo desde a última vez que você abriu a planilha, os links update atualizarão os valores vinculados a esses arquivos. É uma opção porque você pode nem sempre querer fazer isso (por exemplo, se estiver depurando a planilha).