Minha sugestão é marcar a caixa "Thread Sort by Arrival" (sob o menu "Message Index Preferences") em sua configuração.
Além disso, marque a opção "Chegada" no menu "Chave de classificação" nas configurações.
Em relação à sua segunda pergunta, se suas pastas tiverem um grande número de e-mails ou se sua conexão com o servidor de e-mail for lenta, é normal que a pesquisa leve algum tempo.