Eu encontrei uma ótima maneira de lidar com isso. Primeiro você cria uma barra de ferramentas personalizada no Word que aparecerá como uma barra de ferramentas no Outlook. Também no Word, você cria sua mensagem original e a copia como um novo AutoTexto. Esse Autotext pode ser anexado à sua barra de ferramentas personalizada e agora está disponível no Outlook sempre que você precisar enviar essa mensagem com um clique no menu da barra de ferramentas! Funciona muito bem e é fácil de configurar. Usando menus em sua barra de ferramentas personalizada, você pode até mesmo criar "categorias" de letras, se você tiver muitas delas que você envia regularmente.