Como visualizar dados históricos

Question

Eu herdei uma planilha horrível com 4 anos de dados sobre quando as pessoas participavam de uma determinada atividade, por mês. Cada pessoa provavelmente participaria uma vez a cada 18 meses, mas obviamente existem variações. Atualmente, ela é projetada com uma única célula para cada combinação pessoa / mês. Portanto, há 48 colunas representando os últimos 4 anos e 150 linhas representando as pessoas. Quando a pessoa participa da cor de fundo da célula do mês em que participa, ela é preta. Essa é a única representação.

Em vez de atualizar a planilha para 2011, gostaria de obter uma nova representação. Provavelmente, terei que migrar manualmente os dados existentes para o novo sistema, mas esse é um problema não relacionado. Assumindo que tenho uma lista de datas para cada pessoa, como posso visualizar os dados para que eu possa avaliar rapidamente o seguinte:

• Quem não participou há muito tempo
• Há quanto tempo a pessoa X participou
• Com que frequência a pessoa X participou

Escrever um aplicativo personalizado para lidar com isso não é uma opção, já que vou ter que entregá-lo para alguém nos próximos 1-4 anos e eles provavelmente não terão as habilidades para mantê-lo. Por causa disso, eu gostaria de mantê-lo em uma planilha que eu possa hospedar no google docs, ou na pior das hipóteses, manter no escritório aberto e enviar e-mail para a "necessidade de saber."

    

Answer 1

Eu configuraria sua planilha como um banco de dados (como sugerido pelo @Shinrai) com "data de participação", "pessoa" e talvez "tipo de atividade" como colunas.

person   date_participated  activity_type
Joe      2010-12-04         cow tipping
Jimmy    2010-12-04         surfing
John     2010-12-16         compost toilet maintenence
Joe      2011-07-01         cow tipping
John     2011-07-03         compost toilet maintenence 
Sam      2011-09-30         surfing

(John é um soldado) Agora o resto você poderia fazer com tabelas dinâmicas e gráficos. Você também pode usar as funções limitadas do banco de dados no Excel ou criar suas próprias. Você pode fazer gráficos de participação de indivíduos, tabelas com data participaram por último (ou meses desde a última participação) e contagens de números totais de participação.