Se eu fizer sua pergunta corretamente, você está solicitando uma função de groupware.
Wikipedia lista alguns dos projetos de groupware aqui. O Opengroupware.org oferece um conjunto completo em funcionamento em estado relativamente estável. Você pode conferir.
Se você não se importa em usar dois softwares, um simples conjunto de comunicação + um software de gerenciamento de conteúdo também pode permitir que você trabalhe com facilidade. (KnowledgeTree [edição comunitária, que é gratuita] pode ser usada para a gestão do conhecimento.