Atualizando documentos do Word

Question

Estou usando o WORD 2010. Escrevo vários procedimentos e algumas etapas são redundantes entre dois documentos. Existe uma maneira de vincular os documentos, portanto, se eu atualizar uma etapa redundante de um documento, ela atualizará automaticamente a etapa redundante no outro documento?

    

Answer 1

1. Em um dos documentos ('documento A'), selecione o texto da primeira etapa redundante. Geralmente, prefiro selecionar apenas o conteúdo do texto do parágrafo, omitindo a marca ¶ no final. (Se necessário, torne as marcas de parágrafo visíveis pressionando Ctrl + * .) Em seguida, na guia Inserir , nos Links group, clique em Bookmark para inserir um favorito. É uma boa ideia anotar seus nomes de favoritos (por exemplo, copiá-los e colá-los em um arquivo do Bloco de Notas), porque você precisará inseri-los manualmente mais tarde.

   Se as etapas em vários parágrafos consecutivos forem redundantes, selecione todas elas de uma vez (omito a marca ¶ no final da última etapa do grupo). Insira um marcador para esse grupo de etapas.

2. Repita a etapa 1 até que todas as etapas e / ou grupos de etapas redundantes sejam marcadas como favoritos.

3. No outro documento ('documento B'), insira um parágrafo em branco no qual você deseja inserir uma etapa ou um grupo de etapas redundantes do documento A.

4. Use um desses métodos para inserir o texto da etapa ou do grupo de etapas como um campo INCLUDETEXT :

   • Na guia Inserir , no grupo Texto , clique em Objeto > Texto do arquivo . Selecione o documento A. Clique em Intervalo e, em seguida, insira o nome do marcador que corresponde à etapa ou ao grupo de etapas. Por fim, clique na seta à direita do botão Inserir e, em seguida, clique em Inserir como link . Esta última parte é importante. Se você clicar no botão Inserir , a etapa ou as etapas serão inseridas como texto estático (não atualizável).
   • Na guia Inserir , no grupo Texto , clique em Explorar partes rápidas > Campo . Na lista Nomes de campo , selecione Incluir texto e clique em Códigos de campo . Depois de INCLUDETEXT , digite o nome do arquivo do documento A e digite o nome do marcador para a etapa ou grupo de etapas. Coloque o nome do arquivo entre aspas, se ele contiver espaços, e digite o caminho completo do arquivo, se os documentos A e B não estiverem no mesmo diretório.

   • Adicione manualmente o código de campo pressionando Ctrl + F9 . Entre as chaves ( {} ), digite INCLUDETEXT [file name or path, as above] [bookmark name] .

     Por exemplo, meu documento A se chama CreatingAReport.docx e está no mesmo diretório do documento B. Desejo inserir um grupo de etapas que explique como configurar a impressora. No documento A, eu adicionei um marcador, chamado SettingUpThePrinter, para essas etapas. Nesse caso, meu código de campo ficaria assim:

     { INCLUDETEXT CreatingAReport.docx SettingUpThePrinter }

   Se o documento A contiver campos, como campos de data, que não devem ser atualizados quando o conteúdo é inserido no documento B, a menos que você os atualize explicitamente no documento A, você pode adicionar uma opção !\ ao código de campo que é inserido por qualquer um dos três métodos.

5. Repita as etapas 3 e 4 para cada etapa ou grupo de etapas redundantes.

Depois de fazer isso, você poderá fazer alterações no texto marcado no documento A e atualizar o documento B para que ele mostre essas alterações. Ou, você pode fazer alterações no texto inserido no documento B e salvar essas alterações no documento A:

• Faça alterações no texto marcado no documento A e salve o arquivo. No documento B, pressione Ctrl + A para selecionar todo o documento e, em seguida, pressione F9 para atualizar todos os campos nele.
• Faça as alterações no texto inserido no documento B e, em seguida, pressione Ctrl + Deslocar + F7 para atualizar o texto marcado correspondente no documento A.

Observação: Se as etapas em seus documentos forem numeradas automaticamente e você inserir um grupo de etapas por meio de um único marcador, poderá descobrir que a numeração dessas etapas é reiniciada em 1. A maneira mais confiável para corrigir isso, descobri, é esperar até que todas as etapas tenham sido adicionadas a um determinado procedimento e, em seguida, remover e reaplicar completamente a numeração para todo o procedimento (ou, melhor ainda, aguarde até que todas as etapas sejam adicionadas antes de você aplicar numeração em primeiro lugar). Se você tentar clicar com o botão direito do mouse no número da primeira etapa do grupo e clicar em Continuar numeração , a numeração de todos ou alguns dos grupos de etapas provavelmente será redefinida para 1 ou algum outro valor estranho quando você atualiza códigos de campo depois.