Seria necessária uma intervenção manual ou algum tipo de script, mas você poderia tentar formatar o link como um URL em vez de um caminho UNC. Por exemplo:
file://ourwork.com/share/folder/subfolder%20with%20spaces/photo.jpg
Você pode obter o formato de caminho correto em um navegador. Por exemplo, se você digitar Ctrl + O no Chrome e, em seguida, procurar um caminho, ele colocará o URL no formato desejado na barra de endereço.