Você precisará de pelo menos 3 tabelas para capturar as informações de aluguel de ferramentas. Você precisará de uma tabela Clientes (que você chamou de Detalhes), uma tabela de ferramentas identificando cada ferramenta para locação e uma tabela muitos-para-muitos que captura informações sobre ferramentas e clientes, como qual ferramenta foi alugada por quem e quando o cliente pode alugar muitas ferramentas e cada ferramenta pode ser alugada por muitos clientes, embora nem todos ao mesmo tempo).
Sobre como preencher campos relacionados com informações baseadas em um código de barras; Existem algumas maneiras pelas quais isso pode ser realizado. Você pode usar o evento Após atualização do campo de código de barras para atualizar os campos relacionados usando um conjunto de registros ou DLookup com base na identificação do código de barras. Se o campo de código de barras for uma caixa de combinação (para permitir que o usuário digite mais facilmente um número manualmente), você pode armazenar as informações extras na fonte de linha da caixa de combinação e usar o evento After Update do campo para preencher os outros campos .